Вопрос

Какие сроки и виды отчетности по корпоративной карте? Есть ли отчетность по корпоративной карте? Какие сроки по отчетности? Нужно ли отчитываться за расходы по корпокарте? 

Окружение

Корпоративные карты

Ответ

Корпоративная карта – удобный инструмент расчетов для корпоративных нужд. Однако, поскольку речь идет о денежных средствах компании, необходимо готовить достаточно подробные отчеты по карте и предоставлять их в предусмотренные законодательством сроки.

В бухгалтерию компании необходимо предоставить:

1. отчет. На практике под таким «отчетом» понимается авансовый отчет;
2. документы, подтверждающие расходы (платежные документы, чеки, билеты, счета, квитанции и иные подтверждающие документы).

* Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.12.2023 №472  «Об утверждении Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами».

Основной документ, подтверждающий произведенные с использованием корпоративной карточки операции – это карт-чек. Он формируется на бумажном носителе и (или) в электронном виде при использовании корпоративных карточек в банкоматах, инфокиосках, платежных терминалах, пунктах выдачи наличных, с применением интернет-банкинга, мобильного банкинга и иных программно-технически средств, обслуживающих держателей карточек. При отсутствии карт-чека к авансовому отчету нужно приложить выписку по счету, к которому выдана корпоративная карточка. (абз. 23 ч. 1 п. 2, п. 33 Инструкции № 34, абз. 4, 5 ч. 1 п. 84 Инструкции № 472).

Подтверждающие документы не зависят от вида системы налогообложения, используемой компанией. В документе всегда должны присутствовать обязательные для оформления первичных учетных документов (ПУД) сведения:

• наименование документа, дата его составления;
• наименование организации или фамилия и инициалы ИП - участника хозяйственной операции;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценка в натуральных и стоимостных показателях или только в стоимостных показателях;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции или правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (ч. 1 п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З. О бухгалтерском учете и отчетности).

ПУД могут содержать и другие сведения, которые не являются обязательными (ч. 2 п. 2 ст. 10 Закона № 57-З). К документам, полученным от нерезидента, специфических требований нет. Однако при несоответствии ПУД, предъявленного нерезидентом, этим требованиям, можно воспользоваться правом единоличного составления белорусской организацией ПУД. Документы, предоставленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский или белорусский язык.

Если сотрудник потратил средства на личные нужды (это может произойти и ошибочно) или купил с помощью корпокарты алкоголь или сигареты, то потраченную сумму необходимо будет удержать из зарплаты сотрудника. Личные расходы работника, не удерживаемые у него по решению нанимателя, в большинстве случаев будут являться объектом для страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Информация подготовлена специалистами Аутсорсинговой компании ООО «Ресолва». Контакты: +375291148998.