Вопрос

Может ли корпоративная карта быть использована для оплаты командировочных расходов?

Окружение

Корпоративные карты

Ответ

Корпоративная карта может быть использована ее держателем для оплаты командировочных расходов работника, связанных как с внутриреспубликанской, так и зарубежной служебной командировкой, если данная возможность предусмотрена Договором об использовании корпоративной карты.

При этом работником организации и (или) ИП посредством корпоративной карты могут быть оплачены только те расходы, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации или ИП, использование корпоративной карты работниками для личных нужд не предусмотрено законодательством.

После окончания командировки работник, который непосредственно получил денежные средства, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки (исключая день прибытия) (п. 87, 90 Инструкции):

• представить в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах (далее – Авансовый отчет) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;
• возвратить неизрасходованные денежные средства.

Типовая форма Отчета не установлена законодательством Республики Беларусь, в связи с чем организация/ ИП вправе самостоятельно утверждать его форму.

Отчет представляется в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю на бумажном носителе одним из следующих способов (п.92 Инструкции):

• работником лично;
• посредством регистрируемого почтового отправления (например, заказной корреспонденцией, письмом с объявленной ценностью);
• посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
• посредством электронной почты.

Вместе с тем, документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю одним из следующих способов:

• работником лично;
• досылаются посредством регистрируемого почтового отправления.

Документами, подтверждающими расходы по служебной командировке, могут быть (п.91 Инструкции):

• платежный документ, который содержит в себе последовательное наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму;
• квитанция о приеме наличных денежных средств;
• платежный документ и карт-чек в случае оплаты текущих операций с использованием кассового оборудования при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек;
• карт-чек в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в том числе систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка;
• проездной документ (билет):
  • при автомобильной перевозке в случае приобретения электронного билета - билет на бумажном носителе, выданный (распечатанный) при оформлении электронного билета,
  • при воздушной перевозке пассажира в случае приобретения электронного билета - маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), в том числе посадочный талон, оформленный в электронном виде и распечатанный на бумажном носителе,
  • при перевозке пассажира железнодорожным транспортом общего пользования в случае приобретения электронного билета - документ на бумажном носителе, оформленный посредством информационно-функционального ресурса перевозчика в глобальной компьютерной сети Интернет, подтверждающий приобретение электронного проездного документа (билета) с электронной регистрацией, имеющий свой идентификационный номер и содержащий реквизиты поездки.
• счет на оплату расходов по найму жилого помещения и платежный документ в случае оплаты услуги на территории Республики Беларусь наличными белорусскими рублями;
• счет на оплату расходов по найму жилого помещения, платежный документ и карт-чек в случае оплаты услуги в безналичном порядке на территории Республики Беларусь. При отсутствии платежного документа и (или) карт-чека прилагается выписка по счету клиента, доступ к которому обеспечивается банковской платежной карточкой;
• договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;
• счета, квитанции, проездные документы (билеты), талоны, купоны, справки, выданные юридическими лицами страны-нерезидента, в том числе документы, оформленные в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе;
• другие документы, подтверждающие расходы, связанные со служебными командировками.

В случае, если в связи со служебной командировкой, работником были использованы личные денежные средства для оплаты каких-либо расходов, то наниматель (организация/ ИП) должен произвести окончательный расчет с командированным работником не позднее 30 календарных дней с даты представления Отчета и подтверждающих документов.

! Важно отметить, что перечень документов, подтверждающих расходы, не зависит от применяемого вида системы налогообложения, используемой организацией или ИП.

Кроме того, при использовании корпоративной карты для оплаты данного вида расходов организация может принять НДС к вычету при оплате товаров, работ, услуг, имущественных прав в общем порядке, как при оплате расходов посредством проведения безналичных платежей.

Тем не менее для того, чтобы принять к вычету НДС при оплате расходов по розничным ценам (тарифам), где соответствующая сумма НДС включается в эти цены (тарифы), необходимо попросить продавца товара/услуги указать в платежных документах ставку НДС, по которой облагается данный товар, и сумму НДС.

Таким образом, организация может принять НДС к вычету при использовании корпоративной карты, на основании платежных документов, в которых указана конкретная ставка и сумма НДС.

Информация подготовлена специалистами ООО Правовая компания «Гравис». Контакты: gravis.by, Алексей Шамак +375339125125.