Вопрос

Может ли корпоративная карта быть использована для оплаты расходов по заправке и техобслуживанию автомобиля, используемого при осуществлении предпринимательской деятельности?

Окружение

Корпоративные карты

Ответ

Корпоративная карта может быть использована ее держателем для оплаты расходов по заправке и техническому обслуживанию автомобиля, используемого при осуществлении предпринимательской деятельности, если данная возможность предусмотрена Договором об использовании корпоративной карты.

Служебный автомобиль предполагается для использования работниками только в рамках осуществления хозяйственной деятельности организацией, в связи с чем корпоративной картой могут быть оплачены расходы по заправке и техническому обслуживанию автомобиля.

Также в случае, если личный автомобиль ИП либо работника организации (по соглашению с нанимателем) используется им в служебных целях, то расходы, связанные с использованием транспортного средства в служебных целях, могут быть оплачены корпоративной картой.

Важно помнить, что использование корпоративной карты работниками и ИП для личных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, не предусмотрено законодательством.

Работник, который непосредственно получил денежные средства и оплачивал расходы на топливо и (или) техническое обслуживание автомобиля, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения (п. 89 Инструкции №117 от 19.03.2019):

• представить в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах (далее – Отчет) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;
• возвратить неизрасходованные денежные средства.

Типовая форма Отчета не установлена законодательством Республики Беларусь, в связи с чем организация/ ИП вправе самостоятельно утверждать его форму.

Отчет представляется в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю на бумажном носителе одним из следующих способов (п.92 Инструкции №117 от 19.03.2019):

• работником лично;
• посредством регистрируемого почтового отправления (например, заказной корреспонденцией, письмом с объявленной ценностью);
• посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
• посредством электронной почты.

Вместе с тем, документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю одним из следующих способов:

• работником лично;
• досылаются посредством регистрируемого почтового отправления.

Документами, подтверждающими расходы на топливо и (или) техническое обслуживание автомобиля, могут быть (п.91 Инструкции №117 от 19.03.2019):

• платежный документ, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи топлива и (или ТО), оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену топлива и (или ТО), сумму;
• платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение топлива и (или ТО), содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), дату продажи топлива и (или ТО), наименование, количество и цену топлива и (или ТО), сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров (выполнившее работы, оказавшее услуги), с указанием должности, фамилии и инициалов;
• квитанция о приеме наличных денежных средств;
• платежный документ и карт-чек в случае оплаты текущих операций с использованием кассового оборудования при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек;
• карт-чек в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в том числе систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка;
• другие документы, подтверждающие расходы, связанные с совершением текущих операций в соответствии с законодательством.

! Важно отметить, что перечень документов, подтверждающих расходы, не зависит от применяемого вида системы налогообложения, используемой организацией или ИП.

Кроме того, при использовании корпоративной карты для оплаты данного вида расходов организация может принять НДС к вычету при оплате товаров, работ, услуг, имущественных прав в общем порядке, как при оплате расходов посредством проведения безналичных платежей.

Тем не менее для того, чтобы принять к вычету НДС при оплате расходов по розничным ценам (тарифам), где соответствующая сумма НДС включается в эти цены (тарифы), необходимо попросить продавца товара/услуги указать в платежных документах ставку НДС, по которой облагается данный товар, и сумму НДС.

Таким образом, организация может принять НДС к вычету при использовании корпоративной карты, на основании платежных документов, в которых указана конкретная ставка и сумма НДС.

Информация подготовлена специалистами ООО Правовая компания «Гравис». Контакты: gravis.by, Алексей Шамак +375339125125.