Вопрос

Может ли корпоративная карта быть использована для оплаты расходов по закупке товара?

Окружение

Корпоративные карты

Ответ

Корпоративная карта может быть использована ее держателем для оплаты расходов по закупке товара, в том числе через онлайн-сервисы, если данная возможность предусмотрена Договором между банком, выдавшим карту и организацией.

Закупка товара посредством использования корпоративной карты может осуществляться как для собственных хозяйственных нужд организации или ИП, так как для последующей реализации.

При этом работником организации и (или) ИП посредством корпоративной карты могут быть оплачены только те расходы по закупке товара для собственных хозяйственных нужд, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации или ИП, например, покупка канцелярских товаров, офисной мебели, техники, кофе/чая, и так далее.

Использование корпоративной карты работниками для личных нужд не предусмотрено законодательством.

Кроме того, как указано выше, в законодательстве Республики Беларусь отсутствует запрет на осуществление безналичных расчетов посредством корпоративной карты за товары на территории Республики Беларусь при условии соблюдения очередности платежей, в том числе для закупки товара для последующей реализации, если руководством организации или ИП было принято решение о целесообразности закупки товара таким способом.

Обращаем внимание, что в таком случае, держателем карты должно быть именно то лицо, которое уполномочено на проведение платежей и закупку товара для дальнейшей реализации.

Работник, который непосредственно получил денежные средства и оплачивал расходы по закупке товара, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров, а также по иным обязательствам, исключая день приобретения (часть вторая п. 89 Инструкции №117 от 19.03.2019):

• представить в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах (далее – Отчет) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;
• возвратить неизрасходованные денежные средства.

Типовая форма Отчета не установлена законодательством Республики Беларусь, в связи с чем организация/ ИП вправе самостоятельно утверждать его форму.

Отчет представляется в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю на бумажном носителе одним из следующих способов (п.92 Инструкции №117 от 19.03.2019):

• работником лично;
• посредством регистрируемого почтового отправления (например, заказной корреспонденцией, письмом с объявленной ценностью);
• посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
• посредством электронной почты.

Вместе с тем, документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерскую службу юридического лица, индивидуальному предпринимателю одним из следующих способов:

• работником лично;
• досылаются посредством регистрируемого почтового отправления.

Документами, подтверждающими расходы на закупку товара, могут быть (п.91 Инструкции №117 от 19.03.2019):

• платежный документ, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи товара, оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара, сумму;
• платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товара, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), дату продажи товара), наименование, количество и цену товара, сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров (выполнившее работы, оказавшее услуги), с указанием должности, фамилии и инициалов;
• квитанция о приеме наличных денежных средств;
• платежный документ и карт-чек в случае оплаты текущих операций с использованием кассового оборудования при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек;
• карт-чек в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в том числе систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка;
• другие документы, подтверждающие расходы, связанные с совершением текущих операций в соответствии с законодательством.

! Важно отметить, что перечень документов, подтверждающих расходы, не зависит от применяемого вида системы налогообложения, используемой организацией или ИП.

Кроме того, для приобретения товаров в интересах юридического лица допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях в пределах размеров, установленных гл. 7 Инструкции №117 от 19.03.2019. В таких случаях работники имеют право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица (п. 75, ч. 3 п. 89 Инструкции №117 от 19.03.2019).

Для того чтобы принять к вычету НДС при оплате расходов по розничным ценам (тарифам), где соответствующая сумма НДС включается в эти цены (тарифы), необходимо попросить продавца товара указать в платежных документах ставку НДС, по которой облагается данный товар, сумму НДС и стоимость товара с НДС.

Таким образом, организация  может принять НДС к вычету при использовании корпоративной карты, на основании платежных документов, в которых указана конкретная ставка и сумма НДС.

Информация подготовлена специалистами ООО Правовая компания «Гравис». Контакты: gravis.by, Алексей Шамак +375339125125.