Оплата покупок на маркетплейсах с помощью корпоративной карты VISA
1. С чего начать: подготовка.
🟢ВАЖНО:
Компания/ ИП может приобретать по корпоративной
карте на маркетплейсах ТМЦ, необходимые для ведения хозяйственной деятельности
компании, при условии предоставления полного пакета подтверждающих документов и
их соответствия перечню разрешённых затрат.
Товарные чеки с печатью оформляются не при получении заказа, а только по предварительному запросу в службе поддержки (например в Wildberries).
- Уточните в чате поддержки Wildberries, в каких пунктах выдачи можно получить чек с печатью.
- Подготовьте данные заказа:
- Укажите артикул(ы) товара(ов) (или полный перечень, если их несколько).
- Укажите удобный пункт выдачи, где планируете получить чек.
- Сделайте запрос в чат поддержки Wildberries.
- Дождитесь подтверждения обработки запроса.
✓ Что нужно сделать перед первой оплатой?
| Шаг |
Действие
|
| 1 |
Согласуйте
использование корпокарты на оплату ТМЦ на маркетплейсах с руководителем
компании/ИП.
|
| 2 |
Внести правила в учетную
политику компании:
- для каких целей и нужд в
компании разрешается использовать корпоративную карту.
- какие категории
сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ.
Пример: Разрешается приобретать на маркетплейсах по
корпоративной карте ТМЦ, необходимые для ведения хозяйственной деятельности
компании, при условии предоставления полного пакета подтверждающих документов и
их соответствия перечню разрешённых затрат.
|
| 3 |
Утвердить приказом:
- список сотрудников;
- цели использования корпоративной карты;
- лимиты по корпоративной карте.
📌
Примечание: Если приказ не
оформлен, обязательно получайте письменное разрешение руководителя на каждую
покупку.
|
| 4 |
Создать журнал учета
корпоративных карт.
📌 Примечание: Важно вести журнал при
передаче неименной карты.
|
| 5 |
Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами
по использованию корпокарт.
📌 Примечание: Использовать корпоративную
карту может только
сотрудник — держатель карты,
который получает доступ к банковскому счету организации.
|
| 6 |
Обеспечить своевременную
подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой
|
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1
разделе гайда «С чего начать?».
|
SUMMARY для ИП:
- Если ИП планирует самостоятельно использовать
корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить
порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и
системы контроля не требуются.
- Если корпокартой будут пользоваться наемные
сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия
(за исключением составления учетной политики).
Что можно покупать на маркетплейсах по
корпокарте для нужд компании?
- Канцтовары (бумага, ручки,
папки и т.д.)
- Компьютерная и офисная
техника (мышки, клавиатуры, флешки и т.п.)
- Мебель для офиса
- Средства гигиены для офиса,
средства уборки офиса (бумажные полотенца, мыло)
- Расходные материалы
(картриджи и т.п.)
- Средства связи (телефоны —
если есть обоснование необходимости для ведения бизнеса)
- Хозяйственные товары
(лампочки, батарейки и т.п.)
- Подарки и промо-материалы
(если предусмотрены учетной политикой компании).
Что недопустимо покупать на
маркетплейсах по корпокарте?
- Личные товары
(одежда, обувь, косметика) для сотрудников
- Продукты питания
(если нет обоснования — например, для мероприятий)
- Алкоголь, табак
- Товары для личного
пользования (телевизоры, смартфоны без привязки к рабочим
задачам).
2. Как
правильно
покупать
и
отчитываться?
🟢Обратите
внимание!
- В настоящий момент многие маркетплейсы (например,
Ozon, Wildberries) не дают возможности компаниям в РБ регистрировать
корпоративный аккаунт для покупки ТМЦ.
- Учитывая эту информацию, следует полагать, что
на сегодня белорусская компания может купить ТМЦ на маркетплейсе только через
подотчетное физ.лицо – держателя корпоративной карты.
✓ Сроки
Работник -
держатель корпоративной карты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня
приобретения услуги (исключая день приобретения):
- представить авансовый
отчет об израсходованных суммах;
- приложить к отчету
документы, подтверждающие совершенные с использованием корпоративной карты
операции.
📌 Компания/ИП
могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов.
Рекомендуем закрепить их в графике документооборота.
✓ Авансовый отчет
Форма авансового отчета
законодательно не установлена. Организации следует разработать её
самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным
документам, и включить в качестве приложения в учетную политику.
📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N
286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания).
🟢 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась
несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет
с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со
дня первой оплаты (исключая день оплаты).
Оформление и
подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия
на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает
руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.
✓ Какие документы нужны?- Электронный чек. Необходимо
распечатать.
- Выписка по счету, к которому выдана
корпоративная карта.
- Товарный чек (выдается по запросу на
пункте выдачи товара маркетплейса, либо привозят с доставкой).
- Электронная накладная (покупке по
корпоративной карте ТМЦ, подлежащих прослеживаемости или маркировке средствами
идентификации (СИ) и промаркированных незащищенными СИ).
🟡Обратите внимание!
На практике встречаются ситуации, когда по техническим причинам
отдельные пункты выдачи не могут предоставить товарный чек и/или электронные
накладные. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется заранее — до
оформления заказа ТМЦ — уточнить у выбранного пункта выдачи, возможно ли
получение данных документов.
🟢ВАЖНО:
При покупке по корпокарте ТМЦ,
подлежащих прослеживаемости или маркировке средствами идентификации (СИ) и
промаркированных незащищенными СИ, нужно учитывать, что поставщик должен
оформить электронную
накладную (ЭТТН либо ЭТН), поскольку только на основании чека продажи
(карт-чека) принять данные ТМЦ будет невозможно.
Например, необходимость
составлять электронные накладные может возникнуть при обороте следующих ТМЦ:
- сыра и
мороженого;
- молочной продукции;
- шин и
покрышек пневматических резиновых новых;
- обуви;
- одежды;
- белья
постельного, столового, туалетного и кухонного;
- холодильников и морозильников;
- велосипедов.
С 01.03.2026 перечень товаров
пополняется бытовой техникой: стиральные машины, бытовые комбайны, мультиварки,
посудомоечные машины, микроволновые печи, плиты и варочные поверхности,
пылесосы, утюги, чайники, дрели, фены, телевизоры.
Перед покупкой
ТМЦ по корпоративной карте советуем уточнить у бухгалтера, в каком виде
необходимо предоставить документы и нужна ли по ним электронная накладная.
🟡 Подсказка:
- Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, определяется Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 23.04.2021 N 250 "О реализации
Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. N 496". Такие
товары быстро можно отслеживать здесь.
- Перечень товаров, подлежащих маркировке, определяется Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2011 N 1030 "О подлежащих
маркировке товарах".
✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой?
Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто
совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП.
Кто использовал корпокарту
|
сам ИП
|
Наемный сотрудник ИП
|
Авансовый отчет
|
- |
+ |
Подтверждающие первичные документы
|
+ |
+ |
| 📌
Примечание: факт
совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными
или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы
налогообложения. |
3. Бухгалтерский
учет:
как
отразить
расходы.
- Отражение
расходов по корпоративной карте зависит от системы налогообложения
и обоснованности расходов.
- Важно своевременно оформлять и хранить первичные
документы.
- Контролируйте соответствие расходов целям компании,
чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
✓ Кто обязан
отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете?📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:
- Компания на общей системе налогообложения.
- Компания на УСН с ведением учета.
📌 Если УСН без учета:
- Достаточно оформлять
и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки,
договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).
✓ Примеры бухгалтерских проводок и налоговые нюансы
- Учет ТМЦ,
приобретаемых по корпокарте на маркетплейсах, зависит от цели их приобретения, срока
использования и принятой в компании учетной политики, поэтому может
осуществляется на счете 10 «Материалы», на счете 08 «Вложения в долгосрочные активы»
или на др. счетах.
- Для выбора того или иного счета учета бухгалтеру
необходимо руководствоваться целью приобретения товарно-материальных ценностей
(ТМЦ), принятой в организации учетной политикой и действующим
законодательством.
Приобретение ТМЦ сотрудником через маркетплейсы
отражается в учете следующим образом:
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Отражена
оплата ТМЦ по корпокарте
|
71 |
51-2 |
Принято к
учету приобретенное ТМЦ (авансовый
отчет)
|
08 (10) |
71
|
✓ Особенности работы с НДС
При покупке ТМЦ на иностранном
маркетплейсе, не осуществляющим деятельности в РБ через постоянное
представительство и не состоящими в связи с этим на учете в ее налоговых
органах, обязанность по исчислению и уплате в бюджет НДС возлагается на покупателя,
т.е белорусскую компанию или ИП.
Просмотреть список иностранных
организаций (ИП), ставших на налоговый учет в Республике Беларусь, можно на
сайте МНС Республики Беларусь в разделе "е-НДС иностранного лица" во
вкладке "Перечень иностранных лиц" в списке "Продажа товаров
(Goods)": https://nalog.gov.by/electronic_vat.
Список содержит в том числе
полное наименование организации (ИП) и его УНП.
📌Пример: организация-владелец маркетплейса Ozon (ООО" Интернет решения", РФ,
УНП 102403809) с 30.09.2022 является плательщиком НДС в Беларуси. Поскольку продавец
стал на учет и имеет УНП, то у белорусской организации, покупающей ТМЦ на
данном маркетплейсе, обязанности исчислять НДС не возникает.
✓ Что нужно
знать для обоснования расходов?
🟡 Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными, то это может привести к доначислению налогов. Чтобы
избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.
🟢 Памятка «Что
поможет обосновать расходы»
Мера
| Описание
|
Полный комплект подтверждающих документов
| Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
|
Обоснование расходов
| Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
|
Внутренние регламенты
| Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
|
Контроль и согласование
| Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
|
Своевременная отчетность
| Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
|
Обучение сотрудников
| Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.
|
✓ Основные ошибки при использовании
корпоративной карты Чтобы избежать
неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают
пользователи.
🟢 Краткий
чек-лист с решениями:
Ошибка
| Как избежать?
|
1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).
| Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
|
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).
| Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
|
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.
| Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
|
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.
| Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
|
5. Превышение лимитов без согласования.
| Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
|
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).
| Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
|
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).
| Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат. |
Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.