Оплата корпокартой VISA образовательных услуг (обучение, курсы и др.)
1. С
чего начать: подготовка.
✓ Что нужно сделать перед первой оплатой?
| Шаг |
Действие
|
| 1 |
Согласовать использование корпокарты
на оплату образовательных услуг с руководителем компании/ИП.
📌 Примечание: Расходы на образовательные услуги должны быть
обоснованы и производиться исключительно для служебных нужд.
|
| 2 |
Внести правила в учетную
политику компании:
- для каких целей и нужд в
компании разрешается использовать корпоративную карту .
- какие категории
сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ оплачивать корпоративной
картой.
|
| 3 |
Утвердить приказом:
- список сотрудников;
- цели использования корпоративной карты;
- лимиты по корпоративной карте.
📌
Примечание: Если приказ
отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату,
например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с
обоснованием необходимости.
|
| 4 |
Создать журнал учета
корпоративных карт.
📌 Примечание: Важно вести журнал при
передаче неименной карты.
|
| 5 |
Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами
по использованию корпокарт.
📌 Примечание: Использовать корпоративную
карту может только
сотрудник — держатель карты,
который получает доступ к банковскому счету организации.
|
| 6 |
Обеспечить своевременную
подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой
|
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1
разделе гайда «С чего начать?».
|
SUMMARY для ИП:
- Если ИП планирует самостоятельно использовать
корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить
порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и
системы контроля не требуются.
- Если корпокартой будут пользоваться наемные
сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия
(за исключением составления учетной политики).
2. Как оплачивать и отчитываться?
✓ Сроки
Сотрудник -
держатель корпоративной карты -
совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня
приобретения услуги (исключая день приобретения):
- представить авансовый
отчет об израсходованных суммах;
- приложить к отчету
документы, подтверждающие совершенные с использованием корпоративной карты
операции.
📌 Компания/ИП
могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов.
Рекомендуем закрепить их в графике документооборота.
✓ Авансовый отчет
Форма авансового отчета
законодательно не установлена. Организации следует разработать её
самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным
документам, и включить в качестве приложения в учетную политику.
📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N
286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания).
🟢 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась
несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет
с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со
дня первой оплаты (исключая день оплаты).
Оформление и
подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия
на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает
руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.
✓ Какие документы нужны?
► 1. Платежный
документ (карт-чек)
Должен содержать:
- наименование
продавца (исполнителя),
- учетный номер
плательщика (УНП) продавца (исполнителя),
- сквозной
порядковый номер платежного документа,
- дату и время
операции,
- наименование,
количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость.
🟡На практике не
всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у
продавца запросит товарный/кассовый чек
или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой,
который будет содержать все обязательные реквизиты, а также подпись лица с
указанием должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ,
услуг).
Платежный документ (карт-чек) может быть бумажным или в электронном виде
(например, при использовании корпоративных карт для расчетов через
платежные терминалы, в банкоматах, инфокиосках, с применением
интернет-банкинга, мобильного банкинга и иных программно-технически средств).
📌 Примечание: Оригиналы чеков
(например, чеки на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности
данных и возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков,
заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.
|
►2. Иные
документы.
Например, по решению руководителя может прилагаться выписка со
счета, к которому выпущена корпокарта.
Рекомендации по работе с документами:
- Передавайте
документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть
исправить возможные ошибки.
- Перечень
документов не зависит от системы налогообложения, используемой
организацией или ИП.
- Если
подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за
выдачей их копий к компании-продавцу.
✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой?
Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто
совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП.
Кто использовал корпокарту
|
сам ИП
|
Наемный сотрудник ИП
|
Авансовый отчет
|
- |
+ |
Подтверждающие первичные документы
|
+ |
+ |
| 📌
Примечание: факт
совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными
или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы
налогообложения. |
3. Бухгалтерский учет: как отразить расходы.
- Отражение расходов по корпоративной карте
зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
- Важно своевременно оформлять и хранить первичные
документы.
- Контролируйте соответствие расходов целям компании,
чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
✓ Кто обязан
отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете?
📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:
- Компания на общей системе налогообложения.
- Компания на УСН с ведением учета.
📌 Если УСН без учета:
- Достаточно оформлять
и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки,
договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).
🟢ВАЖНО:
Приобретая образовательные услуги
у нерезидента, белорусской компании и ИП необходимо помнить о возникновении у
них обязательств по уплате в бюджет:
Налог
|
Когда взимается?
|
НДС (20%)
|
При оплате услуг нерезиденту юр.лицу или ИП из-за
границы.
|
Налог на доходы иностранных организаций
|
При оплате услуг нерезиденту юр.лицу из-за
границы.
Стандартная ставка – 15%, но может снизиться по
налоговым соглашениям (если у страны нерезидента есть договор с Беларусью).
|
Подоходный налог (13%)
|
Если получатель – нерезидент-ИП (например,
фрилансер из ЕС или ЕАЭС).
|
📌 Примечание:
Услугами в сфере образования не
признаются конференции, форумы, саммиты, симпозиумы, конгрессы, если в ходе их
проведения не осуществляется
обучение. Это значит, если программами конференций, форумов, саммитов,
симпозиумов, конгрессов не предусмотрено проведение для участников
мероприятия какого-либо рода обучающих курсов, то для целей налога на доходы
объект налогообложения не возникает.
✓ Примеры бухгалтерских проводок1. Обоснованные расходы, связанные с деятельностью компании
Приобретение образовательных услуг по корпокарте отражается
в учете следующим образом:
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Отражена оплата образовательных
услуг по корпокарте.
|
71 |
51-2 |
Отражена в учете
предоплата/оплата исполнителю за услуги по обучению (авансовый отчет)
Отражены в учете суммы расходов
на обучение (на основании акта или иного документа, полученного от
исполнителя) без НДС.
|
60
26<¹>
|
71
60 |
Отражена сумма входного НДС
(при отражении его в акте и получении ЭСЧФ и приобретении услуг у резидентов РБ).
|
18<²>
|
60 |
Отражен в учете налог на доходы
иностранных организаций (за счет прибыли).
|
90.10 |
68 |
Отражен в учете НДС при
приобретении услуг у нерезидента.
|
18 |
68 |
<1> – или иной затратный счет, например, 20 «Основное
производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные
затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др.
<2>– для компаний на общей системе налогообложения.
🟢 Подсказка: Как определить счет? - Используйте тот же
счет, на который относится зарплата сотрудника, прошедшего обучение.
2. Расходы не обоснованы, но
разрешены руководителем
Отражаются по счету 90.10 «Прочие расходы по
текущей деятельности» и не учитываются при расчете налогооблагаемой базы налога
на прибыль.
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Оплата корпоративной картой
|
71 |
51-2 |
Отражение расходов
в учете организации (авансовый отчет).
|
90.10 |
71 |
Отражение входного НДС (при наличии в чеке и
ЭСЧФ).
|
18<2> |
71 |
<2> — для организаций на общей системе налогообложения.
✓ Что нужно
знать для обоснования расходов?
🟡 Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными (например, покупка ТМЦ
по корпокарте без чека), то это может привести к доначислению налогов. Чтобы
избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.
🟢 Памятка «Что
поможет обосновать расходы»
Мера
| Описание
|
Полный комплект подтверждающих документов
| Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
|
Обоснование расходов
| Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
|
Внутренние регламенты
| Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
|
Контроль и согласование
| Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
|
Своевременная отчетность
| Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
|
Обучение сотрудников
| Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.
|
✓ Основные ошибки при использовании
корпоративной карты Чтобы избежать
неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают
пользователи.
🟢 Краткий
чек-лист с решениями:
Ошибка
| Как избежать?
|
1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).
| Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
|
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).
| Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
|
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.
| Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
|
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.
| Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
|
5. Превышение лимитов без согласования.
| Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
|
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).
| Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
|
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).
| Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат. |
Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.