Оплата командировочных расходов по корпоративной карте VISA

20.02.2026

1. С чего начать: подготовка. Служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

При этом сотрудником организации и (или) ИП посредством корпокарты могут быть оплачены только те расходы, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации или ИП, использование корпокарты сотрудниками при служебных командировках для личных нужд не предусмотрено законодательством.

✓ Что нужно сделать перед первой оплатой?

Шаг	Действие
1	Согласовать использование корпокарты для командировочных расходов с руководителем компании/ИП.
2	Внести правила в учетную политику компании: для каких целей и нужд в компании разрешается использовать корпоративную карту; какие категории сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ оплачивать корпоративной картой. Образец основных положений для учетной политики.pdf (нажмите для скачивания).
3	Утвердить приказом: список сотрудников; цели использования корпоративной карты; лимиты по корпоративной карте 📌 Примечание: Если приказ отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату, например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с обоснованием необходимости. Образец приказа (нажмите для скачивания).
4	Создать журнал учета корпоративных карт. 📌 Примечание: Важно вести журнал при передаче неименной карты.
5	Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами по использованию корпокарт. 📌 Примечание: Использовать корпоративную карту может только сотрудник — держатель карты, который получает доступ к банковскому счету организации.
6	Обеспечить своевременную подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой.
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1 разделе гайда «С чего начать?».

SUMMARY для ИП:

Если ИП планирует самостоятельно использовать корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и системы контроля не требуются.
Если корпокартой будут пользоваться наемные сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия (за исключением составления учетной политики).

🟢 Обратите внимание!

Корпокарта может быть использована для оплаты командировочных расходов сотрудника, связанных как с внутриреспубликанской, так и зарубежной служебной командировкой.
Если в одну командировку направлено несколько сотрудников, то допускается выдать одному из них корпоративную дебетовую карточку для оплаты расходов на проезд, наем и иных командировочных расходов за других командированных вместе с ним сотрудников (с их письменного согласия).
В этом случае указанные расходы включаются в авансовый отчет того сотрудника, который осуществил их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки, с указанием всех сумм расходов по каждому сотруднику.

2. Как оплачивать и отчитываться? ✓ Сроки Сотрудник - держатель корпкарты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки (исключая день прибытия) или не позднее 3 рабочих дней - со дня принятия решения об отмене командировки за границу (исключая день принятия такого решения):

представить авансовый отчет об израсходованных суммах;
приложить к отчету документы, подтверждающие совершенные с использованием корпокарты операции;

📌 Рекомендации:

Компания/ИП могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов. Рекомендуем закрепить иные сроки в графике документооборота.
Если оплата проводилась несколько раз – можно объединить в один авансовый отчет.

✓ Авансовый отчет Форма авансового отчета законодательно не установлена. Организации следует разработать её самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам, и включить в качестве приложения в учетную политику.

📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N 286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания)

Образец авансового отчета для компании на УСН с ведением учета (нажмите для скачивания)

Образец авансового отчета для компании на УСН без ведения учета и ИП (нажмите для скачивания)

Оформление и подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.

✓ Какие документы нужны?
► Платежный документ (карт-чек).
Должен содержать:

наименование продавца (исполнителя)
учетный номер плательщика (УНП) продавца (исполнителя)
сквозной порядковый номер платежного документа
дату и время операции
наименование, количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость.

🟡️ На практике не всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у продавца запросит товарный/кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой, который будет содержать все обязательные реквизиты. а также подпись лица с указанием должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ, услуг).

Платежный документ (карт-чек) может быть бумажным или в электронном виде (например, при использовании корпоративных карт для расчетов через платежные терминалы, в банкоматах, инфокиосках, с применением интернет-банкинга, мобильного банкинга и иных программно-технически средств).

📌Примечание: Оригиналы чеков (например, чеки на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности данных и возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков, заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

► Иные документы, обусловленные целью поездки:

Проездной документ (билет):
- при автомобильной перевозке: билет на бумажном носителе или выданный (распечатанный) при оформлении электронного билета;
- при воздушной перевозке пассажира - маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), в том числе посадочный талон, оформленный в электронном виде и распечатанный на бумажном носителе;
- при перевозке пассажира железнодорожным транспортом общего пользования: билет на бумажном носителе или оформленный посредством информационно-функционального ресурса перевозчика в глобальной компьютерной сети Интернет, подтверждающий приобретение электронного проездного документа (билета) с электронной регистрацией, имеющий свой идентификационный номер и содержащий реквизиты поездки.
счет на оплату расходов по найму жилого помещения;
договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;
другие документы, подтверждающие расходы, связанные со служебными командировками.

Рекомендации по работе с документами:

Передавайте документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть исправить возможные ошибки.
Перечень документов не зависит от системы налогообложения, используемой организацией или ИП.
Если подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за выдачей их копий к компании-продавцу.

✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой? Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП:

Кто использовал корпокарту	Сам ИП	Наемный сотрудник ИП
Авансовый отчет	-	+
Подтверждающие первичные документы	+	+
📌 Примечание: факт совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы налогообложения.

3. Бухгалтерский учет: как отразить расходы.

Отражение расходов по корпоративной карте зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
Важно своевременно оформлять и хранить первичные документы.
Контролируйте соответствие расходов целям компании, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.

✓ Кто обязан отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете? 📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:

Компания на общей системе налогообложения.
Компания на УСН с ведением учета.

📌 Если УСН без учета:

Достаточно оформлять и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки, договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).

✓ Примеры бухгалтерских проводок В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются на дату составления авансового отчета и в зависимости от целей командировки могут относиться на увеличение стоимости активов, на себестоимость продукции, товаров, работ, услуг, управленческие расходы и т.д.

Командировочные расходы отражаются в учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Оплата сотрудником командировочных расходов по корпокарте	71	51-2
Отражены командировочные расходы	26^<¹^>	71
Отражение входного ндс (при наличии в чеке и ЭСЧФ)	18^<2>	71

^<1> — или другой счет (20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и др.) в зависимости от целей командировки;
<2> — для организаций на общей системе налогообложения.

✓ Особенности работы с НДС При использовании корпокарты для оплаты данного вида расходов организация может принять НДС к вычету при оплате товаров, работ, услуг в общем порядке, как при оплате расходов посредством проведения безналичных платежей.
Тем не менее, для того, чтобы принять к вычету НДС при оплате расходов по розничным ценам (тарифам), где соответствующая сумма НДС включается в эти цены (тарифы), необходимо попросить продавца товара/услуги указать в платежных документах ставку НДС, по которой облагается данный товар, и сумму НДС. Таким образом, организация может принять НДС к вычету при использовании корпоративной карты, на основании платежных документов, в которых указана конкретная ставка и сумма НДС.

✓ Что нужно знать для обоснования расходов? 🟢Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными (например, оплата авиабилета без чека), это может привести к доначислению налогов. Чтобы избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.

🟡Памятка «Что поможет обосновать расходы»:

Мера	Описание
Полный комплект подтверждающих документов	Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
Обоснование расходов	Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
Внутренние регламенты	Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
Контроль и согласование	Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
Своевременная отчетность	Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
Обучение сотрудников	Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.

✓ Основные ошибки при использовании корпоративной карты Чтобы избежать неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают пользователи.

🟡Краткий чек-лист с решениями:

Ошибка	Как избежать?
1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).	Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).	Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.	Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.	Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
5. Превышение лимитов без согласования.	Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).	Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).	Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат.

Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.

Связанные статьи

Гайд по использованию корпоративной карты Visa

Статьи в этом разделе

Гайд по использованию корпоративной карты Visa Оплата за запчасти, ТО, мойку автомобиля по корпоративной карте VISA Оплата за разработку/поддержку сайтов, облачное хранение, покупка серверов по корпокарте VISA Оплата корпокартой VISA образовательных услуг (обучение, курсы и др.)Оплата покупок на маркетплейсах с помощью корпоративной карты VISA