Покупка строительных материалов для использования в работе, для ремонта офиса (склада и др.) по корпоративной карте VISA
1. С
чего
начать:
подготовка.
✓ Что нужно сделать перед
первой оплатой?
| Шаг |
Действие
|
| 1 |
Согласовать использование корпокарты
на оплату строительных материалов для использования в работе, для ремонта офиса
(склада и др.)с руководителем компании/ИП.
📌 Примечание: Расходы на покупку стройматериалов должны быть
обоснованы и производиться исключительно для осуществления производственного
процесса, хозяйственной деятельности компании или ИП.
|
| 2 |
Внести правила в учетную
политику компании:
- для каких целей и нужд в
компании разрешается использовать корпоративную карту .
- какие категории
сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ оплачивать корпоративной
картой.
|
| 3 |
Утвердить приказом:
- список сотрудников;
- цели использования корпоративной карты;
- лимиты по корпоративной карте.
📌
Примечание: Если приказ
отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату,
например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с
обоснованием необходимости.
|
| 4 |
Создать журнал учета
корпоративных карт.
📌 Примечание: Важно вести журнал при
передаче неименной карты.
|
| 5 |
Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами
по использованию корпокарт.
📌 Примечание: Использовать корпоративную
карту может только
сотрудник — держатель карты,
который получает доступ к банковскому счету организации.
|
| 6 |
Обеспечить своевременную
подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой
|
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1
разделе гайда «С чего начать?».
|
🟢 Обратите
внимание!
- Время
покупки: Старайтесь приобретать стройматериалы в рабочее время сотрудника. Приобретение
в выходные дни или вне рабочего времени требует специального оформления и
дополнительных расходов для организации, например, начисления заработной платы
в двойном размере за работу в выходной день или предоставления другого дня
отдыха, который необходимо оформлять приказом.
- Место
покупки: На чеках указано место приобретения стройматериалов. Если
организация расположена в Минске, а всё было приобретено в Бресте, необходимо
обосновать командировку или служебную необходимость нахождения сотрудника в
другом городе.
2. Как оплачивать и отчитываться?
✓ Сроки
Работник -
держатель корпоративной карты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня
приобретения услуги (исключая день приобретения):
- представить авансовый
отчет об израсходованных суммах;
- приложить к отчету
документы, подтверждающие совершенные с использованием корпоративной карты
операции.
📌 Компания/ИП
могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов.
Рекомендуем закрепить их в графике документооборота.
✓ Авансовый отчет
Форма авансового отчета
законодательно не установлена. Организации следует разработать её
самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным
документам, и включить в качестве приложения в учетную политику.
📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N
286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания).
🟢 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась
несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет
с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со
дня первой оплаты (исключая день оплаты).
Оформление и
подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия
на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает
руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.
✓ Какие документы нужны?Платежный
документ (карт-чек)
Должен содержать:
- наименование
продавца (исполнителя),
- учетный номер
плательщика (УНП) продавца (исполнителя),
- сквозной
порядковый номер платежного документа,
- дату и время
операции,
- наименование,
количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость.
🟡На практике не
всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у
продавца запросит товарный/кассовый чек
или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой,
который будет содержать все обязательные реквизиты, а также подпись лица с
указанием должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ,
услуг).
Платежный документ (карт-чек) может быть бумажным или в электронном виде
(например, при использовании корпоративных карт для расчетов через
платежные терминалы, в банкоматах, инфокиосках, с применением
интернет-банкинга, мобильного банкинга и иных программно-технически средств).| 📌 Примечание: Оригиналы чеков
(например, чеки на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности
данных и возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков,
заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. |
Рекомендации по работе с документами:
- Передавайте
документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть
исправить возможные ошибки.
- Перечень
документов не зависит от системы налогообложения, используемой
организацией или ИП.
- Если
подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за
выдачей их копий к компании-продавцу.
🟢ВАЖНО:
При покупке по корпокарте ТМЦ,
подлежащих прослеживаемости или маркировке средствами идентификации (СИ) и
промаркированных незащищенными СИ, нужно учитывать, что поставщик должен
оформить электронную
накладную (ЭТТН либо ЭТН), поскольку только на основании чека продажи
(карт-чека) принять данные ТМЦ будет невозможно.
С 01.03.2026 перечень товаров
пополняется бытовой техникой: стиральные машины, бытовые комбайны, мультиварки,
посудомоечные машины, микроволновые печи, плиты и варочные поверхности,
пылесосы, утюги, чайники, дрели, фены, телевизоры.
Перед покупкой
ТМЦ по корпоративной карте советуем уточнить у бухгалтера, в каком виде
необходимо предоставить документы и нужна ли по ним электронная накладная.
🟡 Подсказка:
- Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, определяется Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 23.04.2021 N 250 "О реализации
Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. N 496". Такие
товары быстро можно отслеживать здесь.
- Перечень товаров, подлежащих маркировке, определяется Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2011 N 1030 "О подлежащих
маркировке товарах".
✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой?
Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто
совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП.
Кто использовал корпокарту
|
сам ИП
|
Наемный сотрудник ИП
|
Авансовый отчет
|
- |
+ |
Подтверждающие первичные документы
|
+ |
+ |
| 📌
Примечание: факт
совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными
или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы
налогообложения. |
3. Бухгалтерский учет: как отразить расходы.
- Отражение расходов по корпоративной карте
зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
- Важно своевременно оформлять и хранить первичные
документы.
- Контролируйте соответствие расходов целям компании,
чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
✓ Кто обязан
отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете?
📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:
- Компания на общей системе налогообложения.
- Компания на УСН с ведением учета.
📌 Если УСН без учета:
- Достаточно оформлять
и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки,
договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).
✓ Примеры бухгалтерских проводок
1. Обоснованные расходы, связанные с деятельностью компании
- Учет стройматериалов зависит от цели их
приобретения (для перепродажи, ремонта, в качестве сырья и т.п.) и срока
использования.
- Стройматериалы учитываются:
- для перепродажи на счете 41 «Товары»;
- для использования в деятельности
организации на счете 10 «Материалы» или
08 «Вложения в долгосрочные активы» и т.д.
Например, компания по ремонту бытовой техники по
корпокарте приобрела:
- молоток, который будет использоваться мастером для
выполнения ремонтных работ. Молоток будет учитываться на счете 08;
- банку краски для ремонта помещения, где работают
мастера. Краска будет учитываться на счете 10.
- Для выбора того или иного счета учета необходимо
понимать для чего приобретается ТМЦ. Поэтому бухгалтер самостоятельно определит
куда относится ТМЦ опираясь на свое профессиональное суждение, законодательство
и принятую в организации учетную политику.
Приобретение ТМЦ по корпокарте отражается в учете
следующим образом:
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Отражена оплата ТМЦ по корпокарте.
|
71 |
51-2 |
Приняты к учету ТМЦ по стоимости без НДС
(авансовый отчет).
|
10- (08, 41) |
71
|
Отражена
сумма входного НДС (при отражении его в чеке и запросе на выставлении ЭСЧФ).
|
18<1>
|
71
|
<1> - у организаций, которые применяют общую систему
налогообложения.
2. Расходы не обоснованы, но
разрешены руководителем
Отражаются по счету 90.10 «Прочие расходы по текущей
деятельности» и не учитываются при расчете налогооблагаемой базы налога на
прибыль.
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Оплата корпоративной картой.
|
71 |
51-2 |
Отражение
расходов в учете организации (авансовый отчет).
|
90.10 |
71
|
Отражение
входного НДС (при наличии в чеке и ЭСЧФ).
|
18<2>
|
71
|
<2> — для организаций на общей системе налогообложения.
✓ Особенности работы с НДС
При использовании корпоративной
карты на покупку ТМЦ компания может принять НДС к вычету.
Основанием для вычета в данном
случае служат два документа, оба из которых должны быть в наличии:
- чек
продажи (платежный документ кассового оборудования), содержащий сведения о
сумме и ставке НДС, которые:
- указаны в качестве реквизита чека продажи;
- или выделены продавцом по требованию покупателя.
В данной ситуации сведения о сумме и ставке НДС должны быть заверены штампом
(печатью) продавца и подписью руководителя или главного бухгалтера
организации-продавца (лица, им уполномоченного).
🟢Обратите внимание!
Сумма и ставка НДС должны быть
выделены именно на чеке продажи.
- ЭСЧФ, полученный от продавца и подписанный ЭЦП организации.
- Чтобы получить от продавца ЭСЧФ по
приобретенному подарку, организации следует заявить продавцу требование о
выставлении ЭСЧФ. Указанное требование можно заявить, если с даты покупки
товара, оплаты услуги не истекло 30 календарных дней. Когда требование заявлено
с нарушением срока, продавец не обязан выставлять организации ЭСЧФ.
- Требование оформляется в произвольной форме и
согласованном сторонами порядке. Для создания ЭСЧФ организация должна
представить продавцу свои реквизиты: УНП и наименование.
- Возможна ситуация, когда подотчетные лица
организации в течение одного календарного месяца несколько раз покупают ТМЦ по
корпокарте у одного и того же продавца. Продавец, выделивший в чеках продажи
НДС и получивший требование о выставлении ЭСЧФ, может создать один
итоговый ЭСЧФ по всем таким покупкам.
- Выделенный продавцом НДС при постановке на учет ТМЦ
можно отнести на стоимость этих товаров без отражения на счетах учета НДС. В
таком случае дожидаться от продавца ЭСЧФ не нужно.
✓ Что нужно
знать для обоснования расходов?
🟡 Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными (например, покупка по корпокарте ОС без чека), то это может привести к доначислению налогов. Чтобы
избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.
🟢 Памятка «Что
поможет обосновать расходы»
Мера
| Описание
|
Полный комплект подтверждающих документов
| Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
|
Обоснование расходов
| Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
|
Внутренние регламенты
| Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
|
Контроль и согласование
| Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
|
Своевременная отчетность
| Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
|
Обучение сотрудников
| Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.
|
✓ Основные ошибки при использовании
корпоративной карты Чтобы избежать
неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают
пользователи.
🟢 Краткий
чек-лист с решениями:
Ошибка
| Как избежать?
|
1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).
| Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
|
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).
| Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
|
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.
| Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
|
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.
| Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
|
5. Превышение лимитов без согласования.
| Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
|
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).
| Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
|
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).
| Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат. |
Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.