Покупка товаров за границей по корпоративной карте VISA
1. С
чего начать: подготовка.
✓ Что нужно сделать перед первой оплатой?
| Шаг |
Действие
|
| 1 |
Согласовать использование
корпокарты на оплату ТМЦ с руководителем компании/ИП.
|
| 2 |
Внести правила в учетную
политику компании:
- для каких целей и нужд в
компании разрешается использовать корпоративную карту .
- какие категории
сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ оплачивать корпоративной
картой.
|
| 3 |
Утвердить приказом:
- список сотрудников;
- цели использования корпоративной карты;
- лимиты по корпоративной карте.
📌
Примечание: Если приказ
отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату,
например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с
обоснованием необходимости.
|
| 4 |
Создать журнал учета
корпоративных карт.
📌 Примечание: Важно вести журнал при
передаче неименной карты.
|
| 5 |
Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами
по использованию корпокарт.
📌 Примечание: Использовать корпоративную
карту может только
сотрудник — держатель карты,
который получает доступ к банковскому счету организации.
|
| 6 |
Обеспечить своевременную
подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой
|
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1
разделе гайда «С чего начать?».
|
SUMMARY для ИП:
- Если ИП планирует самостоятельно использовать
корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить
порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и
системы контроля не требуются.
- Если корпокартой будут пользоваться наемные
сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия
(за исключением составления учетной политики).
🟢️ВАЖНО:
На чеках покупки указано место приобретения товара.
Поэтому при покупке товара по корпокарте за границей необходимо обоснование
нахождения сотрудника в данном месте.
Самое простое и логичное – это оформить
командировку.
2. Как оплачивать и отчитываться?
✓ Сроки
Работник -
держатель корпоративной карты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня
приобретения услуги (исключая день приобретения):
- представить авансовый
отчет об израсходованных суммах;
- приложить к отчету
документы, подтверждающие совершенные с использованием корпоративной карты
операции.
📌 Компания/ИП
могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов.
Рекомендуем закрепить их в графике документооборота.
Старайтесь передавать документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы
при необходимости успеть исправить возможные ошибки.
✓ Авансовый отчет
Форма авансового отчета
законодательно не установлена. Организации следует разработать её
самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным
документам, и включить в качестве приложения в учетную политику.
📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N
286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания).
🟢 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась
несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет
с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со
дня первой оплаты (исключая день оплаты).
Оформление и
подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия
на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает
руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.
✓ Какие документы нужны?Платежный
документ (карт-чек)
Должен содержать:
- наименование
продавца (исполнителя),
- учетный номер
плательщика (УНП) продавца (исполнителя),
- сквозной
порядковый номер платежного документа,
- дату и время
операции,
- наименование,
количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость.
🟡На практике не
всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у
продавца запросить товарный/кассовый чек
или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой,
который будет содержать все обязательные реквизиты, а также подпись лица с
указанием должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ,
услуг).
📌 Примечание: Оригиналы чеков
(например, чеки на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности
данных и возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков,
заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.
|
🟢 Подсказка:
Чтобы не
было вопросов в дальнейшем – все документы на приобретение ТМЦ должны быть
оформлены на организацию, а не на физическое лицо (договор на покупку, CMR, иное сопровождающие
документы, которые оформляются в соответствии с законодательством страны
продавца).
Рекомендации по работе с документами:
- Передавайте
документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть
исправить возможные ошибки.
- Перечень
документов не зависит от системы налогообложения, используемой
организацией или ИП.
- Если
подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за
выдачей их копий к компании-продавцу.
✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой?
Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто
совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП.
Кто использовал корпокарту
|
Сам ИП
|
Наемный сотрудник ИП
|
Авансовый отчет
|
- |
+ |
Подтверждающие первичные документы
|
+ |
+ |
| 📌
Примечание: факт
совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными
или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы
налогообложения. |
3. Бухгалтерский учет:
как отразить расходы.
- Отражение расходов по корпоративной карте
зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
- Важно своевременно оформлять и хранить первичные
документы.
- Контролируйте соответствие расходов целям компании,
чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
✓ Кто обязан
отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете?
📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:
- Компания на общей системе налогообложения.
- Компания на УСН с ведением учета.
📌 Если УСН без учета:
- Достаточно оформлять
и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки,
договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).
✓ Примеры бухгалтерских проводок1. Обоснованные расходы, связанные с деятельностью компании
Приобретение товара по корпокарте отражается в
учете следующим образом:
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Отражена покупка товара по корпокарте.
|
71 |
51-2 |
Отражена предоплата за товары (авансовый отчет).
|
60 |
71
|
Отражено поступление товаров.
|
41
|
60 |
2. Расходы не обоснованы, но
разрешены руководителем
Отражаются по счету 90.10 «Прочие расходы по
текущей деятельности» и не учитываются при расчете налогооблагаемой базы налога
на прибыль.
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Оплата корпоративной картой.
|
71 |
51-2 |
Отражение
расходов в учете организации (авансовый отчет).
|
90.10 |
71
|
Отражение входного НДС (при наличии в чеке и
ЭСЧФ).
|
18<2>
|
60 |
<2> — для организаций на общей системе налогообложения.
✓ Налоговые особенности при приобретении ТМЦ за границей
При приобретении товаров в странах ЕАЭС – организации необходимо в
срок по 20 число месяца следующего за принятием на учет ТМЦ:
- уплатить «Ввозной НДС»,
- предоставить в ИМНС декларацию по
НДС при ввозе товаров на территорию Республики Беларусь с территории государств
- членов ЕАЭС,
- отправить на портал ЭСЧФ,
- предоставить в налоговые органы
заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
При приобретении товаров из-за пределов ЕАЭС – товар, ввозимый
из-за пределов ЕАЭС по договорам поставки, помещается под таможенную процедуру
выпуска для внутреннего потребления, требующую уплаты НДС, таможенных сборов и
пошлин.
НДС, таможенные пошлины и
таможенные сборы являются таможенными платежами и взимаются таможенными
органами.
При ввозе товаров в Беларусь
импортер обязан создать и направить на Портал ЭСЧФ.
НДС необходимо уплатить до
выпуска товаров в соответствии с заявленной таможенной процедурой выпуска для
внутреннего потребления (до подачи декларации на товары - в отношении
товаров, помещенных под таможенную процедуру выпуска для внутреннего
потребления, выпуск которых произведен до подачи декларации на товары и в
отношении которых декларация на товары подана не позднее установленного срока).
В бухгалтерском учете суммы таможенных пошлин и таможенных
сборов, уплаченных при ввозе товаров, можно признать затратами, непосредственно
связанными с приобретением товаров, т.к. их уплата является обязанностью
импортера, установленной законодательством при ввозе товаров на таможенную
территорию Республики Беларусь. Данные затраты включаются в первоначальную
стоимость товаров.
Вычет "ввозного" НДС. Суммы "ввозного" НДС
(за исключением относимых на увеличение стоимости товара) могут быть приняты к
вычету.
Импортер вправе без отражения
суммы "ввозного" НДС на счете 18 отнести ее на увеличение стоимости
товаров. Если при ввозе товаров НДС уплачивается, а реализация товаров
освобождается от налогообложения, "ввозной" НДС нужно отнести на увеличение
стоимости товаров на дату их принятия на учет. Импортеры на УСН также относят
"ввозной" НДС на стоимость товаров.
✓ Что нужно
знать для обоснования расходов?
🟡 Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными, то это может привести к доначислению налогов. Чтобы
избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.
🟢 Памятка «Что
поможет обосновать расходы»
Мера
| Описание
|
Полный комплект подтверждающих документов
| Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
|
Обоснование расходов
| Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
|
Внутренние регламенты
| Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
|
Контроль и согласование
| Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
|
Своевременная отчетность
| Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
|
Обучение сотрудников
| Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.
|
✓ Основные ошибки при использовании
корпоративной карты Чтобы избежать
неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают
пользователи.
🟢 Краткий
чек-лист с решениями:
Ошибка
| Как избежать?
|
1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).
| Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
|
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).
| Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
|
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.
| Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
|
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.
| Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
|
5. Превышение лимитов без согласования.
| Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
|
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).
| Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
|
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).
| Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат. |
Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.