База знаний
Главная
Банковские продукты
Корпоративные карты
Гайд по использованию корпоративной карты VISA
Покупка основных средств (ОС) по корпокарте VISA: мебель, оргтехника и другое оборудование
20.02.2026
1. С чего начать: подготовка. ✓ Что нужно сделать перед первой оплатой?
Шаг Действие
1 Согласовать использование корпокарты на оплату основных средств с руководителем компании/ИП.
📌 Примечание: Расходы по корпокарте на покупку ОС/МБП должны быть обоснованы и производиться исключительно для осуществления производственного процесса, хозяйственной деятельности компании или ИП.
2 Внести правила в учетную политику компании:
  • для каких целей и нужд в компании разрешается использовать корпоративную карту  .
  • какие категории сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ оплачивать корпоративной картой.
3 Утвердить приказом:
  • список сотрудников;
  • цели использования корпоративной карты;
  • лимиты по корпоративной карте.
📌 Примечание: Если приказ отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату, например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с обоснованием необходимости.
4 Создать журнал учета корпоративных карт.   
📌 Примечание: Важно вести журнал при передаче неименной карты.
5 Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами по использованию корпокарт.   
📌 Примечание: Использовать корпоративную карту может только сотрудник — держатель карты, который получает доступ к банковскому счету организации.
6 Обеспечить своевременную подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1 разделе гайда «С чего начать?».

SUMMARY для ИП:
  • Если ИП планирует самостоятельно использовать корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и системы контроля не требуются.
  • Если корпокартой будут пользоваться наемные сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия (за исключением составления учетной политики).  

🟢 Обратите внимание!
Место покупки:
  • На чеках указано место приобретения ОС. Если организация расположена в Минске, а всё было приобретено в Бресте, необходимо обосновать командировку или служебную необходимость нахождения сотрудника в другом городе.  

⚫️ ВАЖНО: Приобретение по корпокарте ОС для личных нужд не предусмотрено законодательством.
  2. Как оплачивать и отчитываться? ✓ Сроки Работник - держатель корпоративной карты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения услуги (исключая день приобретения):
  • представить авансовый отчет об израсходованных суммах;
  • приложить к отчету документы, подтверждающие совершенные с использованием корпоративной карты операции.
📌 Компания/ИП могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов. Рекомендуем закрепить их в графике документооборота.

✓ Авансовый отчет Форма авансового отчета законодательно не установлена. Организации следует разработать её самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам, и включить в качестве приложения в учетную политику. 

📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N 286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания).

🟢 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со дня первой оплаты (исключая день оплаты).  

Оформление и подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.  

✓ Какие документы нужны?
Платежный документ (карт-чек)

Должен содержать:
- наименование продавца (исполнителя),
- учетный номер плательщика (УНП) продавца (исполнителя),
- сквозной порядковый номер платежного документа,
- дату и время операции,
- наименование, количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость.
🟡На практике не всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у продавца запросит товарный/кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой, который будет содержать все обязательные реквизиты, а также подпись лица с указанием должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ, услуг).
📌 Примечание: Оригиналы чеков (например, чеки на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности данных и возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков, заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

Рекомендации по работе с документами:
  • Передавайте документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть исправить возможные ошибки.
  • Перечень документов не зависит от системы налогообложения, используемой организацией или ИП.
  • Если подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за выдачей их копий к компании-продавцу.

🟢ВАЖНО:
При покупке по корпокарте ТМЦ, подлежащих прослеживаемости или маркировке средствами идентификации (СИ) и промаркированных незащищенными СИ, нужно учитывать, что поставщик должен оформить электронную накладную (ЭТТН либо ЭТН), поскольку только на основании чека продажи (карт-чека) принять данные ТМЦ будет невозможно.
Например, необходимость составлять электронные накладные может возникнуть при обороте следующих ОС: холодильники, морозильники, велотовары.
    С 01.03.2026 перечень товаров пополняется бытовой техникой: стиральные машины, бытовые комбайны, мультиварки, посудомоечные машины, микроволновые печи, плиты и варочные поверхности, пылесосы, утюги, чайники, дрели, фены, телевизоры.
    Перед покупкой ТМЦ по корпоративной карте советуем уточнить у бухгалтера, в каком виде необходимо предоставить документы и нужна ли по ним электронная накладная.  

    🟡 Подсказка:
    • Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, определяется Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.04.2021 N 250 "О реализации Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. N 496". Такие товары быстро можно отслеживать здесь.
    • Перечень товаров, подлежащих маркировке, определяется Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2011 N 1030 "О подлежащих маркировке товарах".
    📌 Примечание:  С 1 июля 2021 года в Республике Беларусь вступил в силу Указ Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. №496 «О прослеживаемости товаров», разработанный с целью подтверждения законности оборота товаров, обеспечения экономической безопасности государства, развития электронного документооборота при осуществлении субъектами хозяйствования предпринимательской деятельности.

    ✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой? Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП.
    Кто использовал корпокарту
    		 сам ИП
    		 Наемный сотрудник ИП
    Авансовый отчет
    		 - +
    Подтверждающие первичные документы
    		 + +
    📌 Примечание: факт совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы налогообложения.

     3. Бухгалтерский учет: как отразить расходы.
    • Отражение расходов по корпоративной карте зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
    • Важно своевременно оформлять и хранить первичные документы.
    • Контролируйте соответствие расходов целям компании, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
    ✓ Кто обязан отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете? 📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:
    • Компания на общей системе налогообложения.
    • Компания на УСН с ведением учета.
    📌 Если УСН без учета:
    • Достаточно оформлять и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки, договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).

    ✓ Примеры бухгалтерских проводок
    1. Обоснованные расходы, связанные с деятельностью компании
    Счет учета приобретенного ОС либо МБП зависит от учетной политики организации:
    - ОС для использования в деятельности организации – 08 «Вложения в долгосрочные активы»,
    - МБП используемы в деятельности организации – 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
    Приобретение ОС /МБП по корпокарте отражается в учете следующим образом
    Содержание операции
    		 Дебет Кредит
    Отражена оплата ОС /МБП по корпокарте.
    		 71 51-2
    Приняты к учету ОС /МБП без НДС (авансовый отчет)
    		 08
    10-9    		 71
    Отражена сумма входного НДС (при отражении его в чеке и запросе на выставлении ЭСЧФ)
    		 18<1>
    		 71
    <1> - у организаций, которые применяют общую систему налогообложения.   

    2. Расходы не обоснованы, но разрешены руководителем
    Отражаются по счету 90.10 «Прочие расходы по текущей деятельности» и не учитываются при расчете налогооблагаемой базы налога на прибыль.
    Содержание операции
    		 Дебет Кредит
    Оплата корпоративной картой.
    		 71 51-2
    Отражение расходов в учете организации (авансовый отчет).
    		 90.10 71
    Отражение входного НДС (при наличии в чеке и ЭСЧФ).
    		 18<2>
    		 71
    <2> — для организаций на общей системе налогообложения.

    ✓ Особенности работы с НДС     При использовании корпоративной карты на покупку ОС компания может принять НДС к вычету. Основанием для вычета в данном случае служат два документа, оба из которых должны быть в наличии:  
    1. чек продажи (платежный документ кассового оборудования), содержащий сведения о сумме и ставке НДС, которые:
      - указаны в качестве реквизита чека продажи;
      - или выделены продавцом по требованию покупателя. В данной ситуации сведения о сумме и ставке НДС должны быть заверены штампом (печатью) продавца и подписью руководителя или главного бухгалтера организации-продавца (лица, им уполномоченного).
      🟢Обратите внимание!
      Сумма и ставка НДС должны быть выделены именно на чеке продажи.  

    2. ЭСЧФ, полученный от продавца и подписанный ЭЦП организации.
      - Чтобы получить от продавца ЭСЧФ по приобретенному подарку, организации следует заявить продавцу требование о выставлении ЭСЧФ. Указанное требование можно заявить, если с даты покупки товара, оплаты услуги не истекло 30 календарных дней. Когда требование заявлено с нарушением срока, продавец не обязан выставлять организации ЭСЧФ.
      - Требование оформляется в произвольной форме и согласованном сторонами порядке. Для создания ЭСЧФ организация должна представить продавцу свои реквизиты: УНП и наименование.
      - Возможна ситуация, когда подотчетные лица организации в течение одного календарного месяца несколько раз покупают ТМЦ по корпокарте у одного и того же продавца. Продавец, выделивший в чеках продажи НДС и получивший требование о выставлении ЭСЧФ, может создать один итоговый ЭСЧФ по всем таким покупкам.
      - Выделенный продавцом НДС при постановке на учет ТМЦ можно отнести на стоимость этих товаров без отражения на счетах учета НДС. В таком случае дожидаться от продавца ЭСЧФ не нужно.

    ✓ Что нужно знать для обоснования расходов?     🟡 Обратите внимание!
    Если траты выглядят необоснованными (например, покупка по корпокарте ОС без чека), то это может привести к доначислению налогов. Чтобы избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.

    🟢 Памятка «Что поможет обосновать расходы»
    Мера
    		Описание
    Полный комплект подтверждающих документов
    		Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
    Обоснование расходов
    		Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
    Внутренние регламенты
    		Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
    Контроль и согласование
    		Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
    Своевременная отчетность
    		Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
    Обучение сотрудников
    		Знание и соблюдение сотрудниками  правил использования карты.

    ✓ Основные ошибки при использовании корпоративной карты     Чтобы избежать неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают пользователи.

    🟢 Краткий чек-лист с решениями:
    Ошибка
    		Как избежать?
    1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).
    		Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
    2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).
    		Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
    3.  Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.
    		Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
    4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.
    		Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
    5. Превышение лимитов без согласования.
    		Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
    6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).
    		Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
    7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).
    		Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат.


    Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.
    Связанные статьи

    Статьи в этом разделе

    Гайд по использованию корпоративной карты VisaОплата за запчасти, ТО, мойку автомобиля по корпоративной карте VISA Оплата за разработку/поддержку сайтов, облачное хранение, покупка серверов по корпокарте VISAОплата командировочных расходов по корпоративной карте VISAОплата корпокартой VISA образовательных услуг (обучение, курсы и др.)