Покупка товаров для бьюти сферы (парикмахерские, барбершопы, салоны красоты и др.) по корпоративной карте VISA
🟢Обратите внимание!
Закупка товара (ТМЦ) посредством использования корпокарты
может осуществляться как для собственных хозяйственных нужд компании или ИП,
так как для последующей реализации, если руководством компании или ИП было
принято решение о целесообразности закупки товара таким способом.
1. С чего
начать: подготовка.
✓ Что нужно сделать перед
первой оплатой
| Шаг |
Действие
|
| 1 |
Согласовать использование
корпокарты с руководителем компании/ИП.
|
| 2 |
Внести правила в учетную
политику компании:
- для каких целей и нужд в
компании разрешается использовать корпоративную карту .
- какие категории
сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ оплачивать корпоративной
картой.
|
| 3 |
Утвердить приказом:
- список сотрудников;
- цели использования корпоративной карты;
- лимиты по корпоративной карте.
📌
Примечание: Если приказ
отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату,
например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с
обоснованием необходимости.
|
| 4 |
Создать журнал учета
корпоративных карт.
📌 Примечание: Важно вести журнал при
передаче неименной карты.
|
| 5 |
Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами
по использованию корпокарт.
📌 Примечание: Использовать корпоративную
карту может только
сотрудник — держатель карты,
который получает доступ к банковскому счету организации.
|
| 6 |
Обеспечить своевременную
подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой
|
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1
разделе гайда «С чего начать?».
|
SUMMARY для ИП:
- Если ИП планирует самостоятельно использовать
корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить
порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и
системы контроля не требуются.
- Если корпокартой будут пользоваться наемные
сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия
(за исключением составления учетной политики).
2. Как оплачивать и отчитываться?
✓ Сроки
Сотрудник -
держатель корпоративной карты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня
приобретения услуги (исключая день приобретения):
- представить авансовый
отчет об израсходованных суммах;
- приложить к отчету
документы, подтверждающие совершенные с использованием корпоративной карты
операции.
📌 Компания/ИП
могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов.
Рекомендуем закрепить их в графике документооборота.
✓ Авансовый отчет
Форма авансового отчета
законодательно не установлена. Организации следует разработать её
самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным
документам, и включить в качестве приложения в учетную политику.
📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N
286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания).
🟢 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась
несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет
с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со
дня первой оплаты (исключая день оплаты).
Оформление и
подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия
на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает
руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.
✓ Какие документы нужны?
1. Платежный
документ (карт-чек)
Должен содержать:
- наименование
продавца (исполнителя),
- учетный номер
плательщика (УНП) продавца (исполнителя),
- сквозной
порядковый номер платежного документа,
- дату и время
операции,
- наименование,
количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость.
🟡На практике не
всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у
продавца запросит товарный/кассовый чек
или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой,
который будет содержать все обязательные реквизиты, а также подпись лица с
указанием должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ,
услуг).
Платежный документ (карт-чек) может быть бумажным или в электронном виде
(например, при использовании корпоративных карт для расчетов через
платежные терминалы, в банкоматах, инфокиосках, с применением
интернет-банкинга, мобильного банкинга и иных программно-технически средств). | 📌 Примечание: Оригиналы чеков
(например, чеки на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности
данных и возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков,
заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. |
2. Договор купли-продажи на товар, если по корпокарте
приобретаются ТМЦ для последующей перепродажи.
Рекомендации по работе с документами:
- Передавайте
документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть
исправить возможные ошибки.
- Перечень
документов не зависит от системы налогообложения, используемой
организацией или ИП.
- Если
подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за
выдачей их копий к компании-продавцу.
🟢 ВАЖНО:
При покупке по корпокарте ТМЦ,
подлежащих прослеживаемости или маркировке средствами идентификации (СИ) и
промаркированных незащищенными СИ, нужно учитывать, что поставщик должен
оформить электронную
накладную (ЭТТН либо ЭТН), поскольку только на основании чека продажи
(карт-чека) принять данные ТМЦ будет невозможно.
Например, необходимость
составлять электронные накладные может возникнуть при покупке следующих ТМЦ:
холодильники, морозильники, велотовары.
С 01.03.2026 перечень товаров пополняется бытовой
техникой: фены, стиральные машины, бытовые комбайны, мультиварки, посудомоечные
машины, микроволновые печи, плиты и варочные поверхности, пылесосы, утюги, чайники,
дрели, телевизоры.
🟡 Подсказка:
- Перед покупкой ТМЦ по корпоративной карте
советуем уточнить у бухгалтера, в каком виде необходимо предоставить документы
и нужна ли по ним электронная накладная.
- Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, определяется Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 23.04.2021 N 250 "О реализации
Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. N 496". Такие
товары быстро можно отслеживать здесь.
- Перечень товаров, подлежащих маркировке, определяется Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2011 N 1030 "О подлежащих
маркировке товарах".
📌Примечание: С 1
июля 2021 года в Республике Беларусь вступил в силу Указ Президента Республики Беларусь
от 29 декабря 2020 г. №496 «О прослеживаемости товаров», разработанный с целью подтверждения законности
оборота товаров, обеспечения экономической безопасности государства, развития
электронного документооборота при осуществлении субъектами хозяйствования
предпринимательской деятельности.
|
✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой?
Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто
совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП.
Кто использовал корпокарту
|
сам ИП
|
Наемный сотрудник ИП
|
Авансовый отчет
|
- |
+ |
Подтверждающие первичные документы
|
+ |
+ |
| 📌
Примечание: факт
совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными
или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы
налогообложения. |
3. Бухгалтерский учет: как отразить расходы.
- Отражение расходов по корпоративной карте
зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
- Важно своевременно оформлять и хранить первичные
документы.
- Контролируйте соответствие расходов целям компании,
чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
✓ Кто обязан
отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете?
📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:
- Компания на общей системе налогообложения.
- Компания на УСН с ведением учета.
📌 Если УСН без учета:
- Достаточно оформлять
и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки,
договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).
✓ Примеры бухгалтерских проводок
Выбор счета учета приобретенного ТМЦ зависит от:
- цели приобретения (например, для перепродажи,
ремонта, в качестве сырья и др.);
- срока использования в организации.
🟢 Подсказка:
- ТМЦ для перепродажи учитывается на счете 41 «Товары»,
- ТМЦ для использования в деятельности организации
– на счете 10 «Материалы».
1. Обоснованные расходы
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Отражена оплата сотрудником ТМЦ.
|
71 |
51-2 |
Приняты к учету ТМЦ по стоимости без НДС
(авансовый отчет).
|
10-1 (41) |
71 |
Отражена сумма входного НДС (при отражении его в
чеке и запросе на выставлении ЭСЧФ).
|
18 <1>
|
71 |
<1> - у организаций, которые
применяют общую систему налогообложения.
2. Расходы
не обоснованы, но разрешены руководителем
Отражаются по счету 90.10 «Прочие расходы по
текущей деятельности» и не учитываются при расчете налогооблагаемой базы налога
на прибыль.
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Оплата корпоративной картой.
|
71 |
51-2 |
Отражение
расходов в учете организации (авансовый отчет).
|
90.10 |
71 |
Отражение входного НДС (при наличии в чеке и
ЭСЧФ).
|
18 <2>
|
71 |
<2> — для организаций на общей системе налогообложения.
✓ Особенности работы с НДС
При использовании корпокарты для
оплаты данного вида расходов организация может принять НДС к вычету при оплате
товаров, работ, услуг в общем порядке, как при оплате расходов посредством
проведения безналичных платежей.
Тем не менее, для того, чтобы
принять к вычету НДС при оплате расходов по розничным ценам (тарифам), где
соответствующая сумма НДС включается в эти цены (тарифы), необходимо попросить
продавца товара/услуги указать в платежных документах ставку НДС, по которой
облагается данный товар, и сумму НДС.
Таким образом, организация может
принять НДС к вычету при использовании корпоративной карты, на основании
платежных документов, в которых указана конкретная ставка и сумма НДС.
✓ Что нужно
знать для обоснования расходов?
🟡 Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными (например, оплата по
корпокарте ТЦМ без чека), то это может привести к доначислению налогов. Чтобы
избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.
🟢 Памятка «Что
поможет обосновать расходы»
Мера
| Описание
|
Полный комплект подтверждающих документов
| Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
|
Обоснование расходов
| Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
|
Внутренние регламенты
| Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
|
Контроль и согласование
| Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
|
Своевременная отчетность
| Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
|
Обучение сотрудников
| Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.
|
✓ Основные ошибки при использовании
корпоративной карты Чтобы избежать
неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают
пользователи.
🟢 Краткий
чек-лист с решениями:
Ошибка
| Как избежать?
|
1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).
| Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
|
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).
| Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
|
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.
| Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
|
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.
| Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
|
5. Превышение лимитов без согласования.
| Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
|
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).
| Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
|
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).
| Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат. |
Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.