Покупка подарков для сотрудников и партнеров по корпоративной карте VISA
1. С
чего начать: подготовка.
Покупка подарков для сотрудников и партнеров — это
важная часть корпоративной культуры и способ поддержания хороших отношений.
Использование корпоративной карты для этих целей может упростить процесс, но
требует соблюдения определенных правил и процедур.
✓ Что нужно сделать перед первой оплатой?
| Шаг |
Действие
|
| 1 |
Согласовать использование
корпокарты на оплату подарков с руководителем компании/ИП.
|
| 2 |
Внести правила в учетную
политику компании:
- для каких целей и нужд в
компании разрешается использовать корпоративную карту .
- какие категории
сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ оплачивать корпоративной
картой.
|
| 3 |
Утвердить приказом:
- список сотрудников;
- цели использования корпоративной карты;
- лимиты по корпоративной карте.
📌
Примечание: Если приказ
отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату,
например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с
обоснованием необходимости.
|
| 4 |
Создать журнал учета
корпоративных карт.
📌 Примечание: Важно вести журнал при
передаче неименной карты.
|
| 5 |
Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами
по использованию корпокарт.
📌 Примечание: Использовать корпоративную
карту может только
сотрудник — держатель карты,
который получает доступ к банковскому счету организации.
|
| 6 |
Обеспечить своевременную
подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой
|
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1
разделе гайда «С чего начать?».
|
SUMMARY для ИП:
- Если ИП планирует самостоятельно использовать
корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить
порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и
системы контроля не требуются.
- Если корпокартой будут пользоваться наемные
сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия
(за исключением составления учетной политики).
🟢Обратите внимание!
-
Подарки работникам и партнерам могут быть:
товарно-материальные ценности, продукция, подарочные сертификаты.
- ЗАПРЕЩЕНА покупка алкогольной продукции в
качестве подарка.
-
Если стоимость подарка превышает 20 базовых
величин, необходимо заключить письменный договор дарения (п. 1, 2 ст.
545 ГК).
- Подарки, полученные сотрудниками, считаются
доходом в натуральной форме и подлежат налогообложению подоходным налогом.
Организация может удержать налоги при ближайшей выплате заработной платы или
других выплат.
⚫️ВАЖНО:
Если в качестве подарка куплен
товар, подлежащий прослеживаемости или маркировке средствами идентификации (СИ)
и промаркированных незащищенными СИ, то для принятия его к учету кроме
карт-чека на покупку обязательно нужно запросить у поставщика электронную накладную (ЭТТН либо ЭТН),
т.к. принять данные о таком товаре только на основании карт-чека на покупку
невозможно.
Например, необходимость
составлять электронные накладные может возникнуть при покупке следующих ТМЦ:
- шин и
покрышек пневматических резиновых новых;
- обуви;
- одежды;
- белья
постельного, столового, туалетного и кухонного;
- холодильников
и морозильников;
- велосипедов.
С 01.03.2026 перечень товаров пополняется бытовой
техникой: стиральные машины, бытовые комбайны, мультиварки, посудомоечные
машины, микроволновые печи, плиты и варочные поверхности, пылесосы, утюги, чайники,
дрели, фены, телевизоры.
🟢Подсказка:
-
Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, определяется Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 23.04.2021 N 250 "О реализации
Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. N 496". Такие
товары быстро можно отслеживать здесь.
- Перечень товаров, подлежащих маркировке, определяется Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2011 N 1030 "О подлежащих
маркировке товарах".
2. Как оплачивать и отчитываться?
✓ Сроки
Сотрудник -
держатель корпоративной карты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня
приобретения услуги (исключая день приобретения):
- представить авансовый
отчет об израсходованных суммах;
- приложить к отчету
документы, подтверждающие совершенные с использованием корпоративной карты
операции.
📌 Компания/ИП
могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов.
Рекомендуем закрепить их в графике документооборота.
✓ Авансовый отчет
Форма авансового отчета
законодательно не установлена. Организации следует разработать её
самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным
документам, и включить в качестве приложения в учетную политику.
📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N
286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания).
🟢 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась
несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет
с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со
дня первой оплаты (исключая день оплаты).
Оформление и
подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия
на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает
руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.
✓ Какие документы нужны?
Платежный
документ (карт-чек)
Должен содержать:
- наименование
продавца (исполнителя),
- учетный номер
плательщика (УНП) продавца (исполнителя),
- сквозной
порядковый номер платежного документа,
- дату и время
операци
- наименование,
количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость
🟡На практике не
всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у
продавца запросит товарный/кассовый чек
или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой,
который будет содержать все обязательные реквизиты, а также подпись лица с
указанием должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ,
услуг).
Платежный документ (карт-чек) может быть бумажным или в электронном виде
(например, при использовании корпоративных карт для расчетов через
платежные терминалы, в банкоматах, инфокиосках, с применением
интернет-банкинга, мобильного банкинга и иных программно-технически средств).
| 📌 Примечание: Оригиналы чеков
(например, чеки на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности
данных и возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков,
заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. |
Рекомендации по работе с документами:
- Передавайте
документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть
исправить возможные ошибки.
- Перечень
документов не зависит от системы налогообложения, используемой
организацией или ИП.
- Если
подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за
выдачей их копий к компании-продавцу.
✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой?
Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто
совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП.
Кто использовал корпокарту
|
сам ИП
|
Наемный сотрудник ИП
|
Авансовый отчет
|
- |
+ |
Подтверждающие первичные документы
|
+ |
+ |
📌
Примечание: факт
совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными
или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы
налогообложения.
|
3. Бухгалтерский учет: как отразить расходы.
- Отражение расходов по корпоративной карте
зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
- Важно своевременно оформлять и хранить первичные
документы.
- Контролируйте соответствие расходов целям компании,
чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
✓ Кто обязан
отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете?
📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:
- Компания на общей системе налогообложения.
- Компания на УСН с ведением учета.
📌 Если УСН без учета:
- Достаточно оформлять
и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки,
договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).
✓ Примеры бухгалтерских проводок
1. Обоснованные расходы, связанные с деятельностью компании
Покупка подарка сотруднику.
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Отражена оплата по корпокарте.
|
60 |
51 |
Поставка подарков, предоставление документов.
|
51 |
60 |
Отражена стоимость приобретенных подарков в виде
товарно-материальных ценностей и подарочных сертификатов.
|
10 |
60 |
Отражен НДС в стоимости приобретенных подарков.
|
18 |
60 |
НДС принят к вычету.
|
68-2 |
18 |
Списана стоимость подарков, врученных сотрудникам
(товарно-материальных ценностей и подарочных сертификатов).
|
90-10 |
10, 41, 43 |
Исчислен НДС при передаче подарков сотрудникам.
|
90-8 |
68-2 |
Удержан подоходный налог (в случае превышения
социальных выплат за год над суммой, освобождаемой от налогообложения <1>).
|
70 |
68-4 |
Начислены страховые взносы в ФСЗН (34%) (в случае
возникновения объекта для начисления взносов).
|
90-10 |
69 |
Из доходов сотрудников удержаны страховые взносы
в ФСЗН (1%) (в случае возникновения объекта для начисления взносов).
|
70 |
69 |
Начислен страховой взнос в Белгосстрах (в случае
возникновения объекта для начисления взносов<2>).
|
90-10 |
76-2 |
<1> - Освобождаются от налога подарки на сумму до 3910
руб. от основного места работы и до 259 руб. от внешних совместителей (данные
лимиты установлены абз. 1 и 2 ч. 1 п. 23 ст. 208 Налогового
Кодекса);
<2> - Взносы в
Белгосстрах не начисляются на стоимость подарков, выданных сотрудникам,
находящимся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением
(удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до
достижения им возраста 3 лет, кроме случаев, когда такие лица в период этих
отпусков работают на условиях другого трудового договора (контракта), выполняют
работу по гражданско-правовому договору (оказывают услуги, создают объекты
интеллектуальной собственности) в организации (ч. 3 п. 2 Положения № 1297).
2. Расходы не обоснованы, но разрешены
руководителем
Отражаются по счету 90.10 «Прочие расходы по
текущей деятельности» и не учитываются при расчете налогооблагаемой базы налога
на прибыль.
Содержание операции
|
Дебет |
Кредит |
Оплата Яндекс такси корпоративной картой.
|
71 |
51-2 |
Отражение расходов
в учете организации (авансовый отчет).
|
90.10 |
71 |
Отражение входного НДС (при наличии в чеке и
ЭСЧФ).
|
18<2> |
71 |
<2> — для организаций на общей системе налогообложения.
✓ Особенности работы с НДС
При использовании корпоративной
карты на покупку подарков организация может принять НДС к вычету.
Основанием для вычета в данном
случае служат два документа, оба из которых должны быть в наличии:
- чек
продажи (платежный документ кассового оборудования), содержащий сведения о
сумме и ставке НДС, которые:
- указаны в качестве реквизита чека продажи;
- или выделены продавцом по требованию покупателя.
В данной ситуации сведения о сумме и ставке НДС должны быть заверены штампом
(печатью) продавца и подписью руководителя или главного бухгалтера
организации-продавца (лица, им уполномоченного).
🟡Обратите внимание!
Сумма и ставка НДС должны быть
выделены именно на чеке продажи.
- ЭСЧФ, полученный от продавца и подписанный ЭЦП организации.
- Чтобы получить от продавца ЭСЧФ по
приобретенному подарку, организации следует заявить продавцу требование о
выставлении ЭСЧФ. Указанное требование можно заявить, если с даты покупки
товара, оплаты услуги не истекло 30 календарных дней. Когда требование заявлено
с нарушением срока, продавец не обязан выставлять организации ЭСЧФ.
- Требование оформляется в произвольной форме и
согласованном сторонами порядке. Для создания ЭСЧФ организация должна
представить продавцу свои реквизиты: УНП и наименование.
- Возможна ситуация, когда подотчетные лица
организации в течение одного календарного месяца несколько раз покупают подарки
по корпокарте у одного и того же продавца. Продавец, выделивший в чеках продажи
НДС и получивший требование о выставлении ЭСЧФ, может создать один
итоговый ЭСЧФ по всем таким покупкам.
✓ Что нужно
знать для обоснования расходов?
🟡 Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными (например, покупка ТМЦ
по корпокарте без чека), то это может привести к доначислению налогов. Чтобы
избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.
🟢 Памятка «Что
поможет обосновать расходы»
Мера
| Описание
|
Полный комплект подтверждающих документов
| Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
|
Обоснование расходов
| Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
|
Внутренние регламенты
| Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
|
Контроль и согласование
| Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
|
Своевременная отчетность
| Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
|
Обучение сотрудников
| Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.
|
✓ Основные ошибки при использовании
корпоративной карты Чтобы избежать
неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают
пользователи.
🟢 Краткий
чек-лист с решениями:
Ошибка
| Как избежать?
|
1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).
| Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
|
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).
| Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
|
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.
| Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
|
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.
| Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
|
5. Превышение лимитов без согласования.
| Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
|
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).
| Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
|
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).
| Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат.
|
Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.