Оплата представительских расходов по корпоративной карте VISA
1. С
чего начать: подготовка.
✓ Что нужно сделать перед
первой оплатой?
| Шаг |
Действие
|
| 1 |
Согласовать использование корпокарты
на оплату представительских расходов с руководителем компании/ИП.
📌 Примечание: Расходы должны быть обоснованы и производиться
исключительно для служебных нужд, например: проведение деловых встреч и
переговоров по вопросам сотрудничества с отдельными лицами и делегациями
|
| 2 |
Внести правила в учетную политику
компании:
- для каких целей и нужд в компании разрешается
использовать корпоративную карту (какие расходы считать представительскими);
- какие
категории сотрудников имеют право оплачивать представительские расходы.
|
| 3 |
Утвердить приказом:
- список сотрудников;
- цели использования корпоративной карты;
- лимиты по корпоративной карте;
- предварительно согласовывать крупные траты
📌
Примечание: Если приказ
отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату,
например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с
обоснованием необходимости.
|
| 4 |
Создать журнал учета
корпоративных карт.
📌 Примечание: Важно вести журнал при передаче
неименной карты.
|
| 5 |
Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами
по использованию корпокарт.
📌
Примечание: Использовать корпоративную карту может только сотрудник — держатель карты,
который получает доступ к банковскому счету организации.
|
| 6 |
Обеспечить своевременную подачу
подтверждающих документов по операциям с корпокартой:
- составлять
отчеты кто был на встрече , где и зачем
|
Более подробную информацию
и образцы иных документов можно найти в 1 разделе гайда «С чего начать?».
|
SUMMARY для ИП:
- Если ИП планирует самостоятельно использовать
корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить
порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и
системы контроля не требуются.
- Если корпокартой будут пользоваться наемные
сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия
(за исключением составления учетной политики).
🟢️ ВАЖНО:
- Четкий перечень представительских расходов
законодательством не установлен.
-
Расходы, которые могут относиться к
представительским, организация устанавливает самостоятельно. Их перечень
целесообразно закрепить в учетной политике или определить в локальном правовом
акте, руководствуясь письмом МНС от 11.07.2017 N 2-2-10/01238, например, расходы:
- на проживание в гостинице;
- питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);
- транспортные услуги;
- проведение официального приема лиц, участвующих в
представительских мероприятиях;
- культурные мероприятия;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате
организации;
- приобретение и (или) изготовление сувениров,
продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в
представительских мероприятиях;
- аренду помещения для проведения представительских
мероприятий.
- Покупка алкогольной продукции категорически ЗАПРЕЩЕНА!
🟡Обратите
внимание, что указанный
перечень представительских расходов не является исчерпывающим и в состав
представительских расходов могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы.
⚫️ ВАЖНО:
- Следует помнить, что налоговое законодательство
устанавливает лимиты на представительские затраты.
- Для целей исчисления налога на прибыль
представительские расходы включены в перечень прочих нормируемых затрат. В
совокупности с иными, входящими в данную категорию затратами, учесть при
налогообложении прибыли представительские расходы можно в размере не более 1%
выручки (дохода) от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, иных
активов (с учетом НДС).
- Основным критерием для отнесения
представительских расходов в состав прочих нормируемых затрат, учитываемых при налогообложении
прибыли, является их
необходимость в процессе осуществления предпринимательской
деятельности, обоснованность и документальное
подтверждение (составление докладной (служебной) записки/ приказа о
проведении представительского мероприятия, программы/ сметы расходов
мероприятия, авансовых отчетов и иных документов).
✓ Чек-лист по документальному оформлению представительских расходов.
Документ
|
Для
чего?
|
Что
делать?
|
Докладная
записка
|
обоснование,
цель
|
- Подготовьте краткое обоснование необходимости мероприятия
(цель, бизнес-задача).
- Укажите примерный бюджет и сроки.
- Подпишите инициатором мероприятия.
|
Приказ
|
дата,
участники, ответственные
|
- Утвердите мероприятие через приказ.
- Укажите: цель и даты; состав делегации (сколько человек,
кто сопровождает); ответственных за организацию (программу, смету, отчет);
сроки представления документов и отчетности.
- Ознакомьте
и подпишите у всех ответственных.
|
Программа
мероприятия
|
где,
когда, с кем встречались
|
Составьте детальный план:
- список мероприятий (встречи, переговоры, экскурсии) со временем
и местом;
- порядок питания и проживания (если оплачивается
организацией);
- список участников (ваш персонал и гости).
|
Смета
расходов
|
запланированные
расходы
|
- Разрабатывается на основе программы.
- Укажите
все запланированные траты (транспорт, отель, питание, подарки, услуги и
т.д.).
- Можно
прописать источники финансирования (оплата по корпокарте, подотчетные средства
др.).
|
Отчет
о тратах/акт
|
фактические
траты
|
- Сверьте
фактические траты со сметой.
- Перечислите все чеки и подтверждения (бронирование, оплата услуг).
|
Доп.
документы
|
|
- Документы на аренду (если для мероприятия арендовали
помещение).
- Ведомость выдачи сувениров (можно без подписей, но с
отметкой о передаче).
- прочие
документы, связанные с организацией и проведением мероприятия (договор на
организацию питания, транспорта и др.).
|
📌
Примечание: Форма документов для оформления представительских расходов
законодательством не установлена, организация может определить или разработать
ее самостоятельно.
2. Как оплачивать и отчитываться?
✓ СрокиСотрудник -
держатель корпоративной карты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня
приобретения услуги (исключая день приобретения):
- представить авансовый
отчет об израсходованных суммах;
- приложить к отчету
документы, подтверждающие совершенные с использованием корпокарты операции.
📌 Компания/ИП
могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов.
Рекомендуем закрепить их в графике документооборота.
✓ Авансовый отчет
Форма авансового отчета
законодательно не установлена. Организации следует разработать её
самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным
документам, и включить в качестве приложения в учетную политику.
📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N
286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания)
🟡 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась
несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет
с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со
дня первой оплаты (исключая день оплаты).
Оформление и
подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия
на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает
руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.
✓ Какие документы нужны?
Платежный
документ (карт-чек)
Должен содержать:
- наименование
продавца (исполнителя)
- учетный номер
плательщика (УНП) продавца (исполнителя)
-
сквозной
порядковый номер платежного документа,
-
дату и время
операции,
-
наименование,
количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость.
🟡 На практике не
всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у
продавца запросит товарный/кассовый чек
или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой,
который будет содержать все обязательные реквизиты, а также подпись лица с указанием
должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ, услуг).
Платежный
документ (карт-чек) может быть бумажным или в электронном виде (например, при
использовании корпоративных карт для расчетов через платежные терминалы, в
банкоматах, инфокиосках, с применением интернет-банкинга, мобильного банкинга и
иных программно-технически средств).
| 📌 Примечание: Оригиналы чеков (например, чеки
на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности данных и
возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков,
заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие
полномочия. |
Рекомендации по работе с документами:
- Передавайте
документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть
исправить возможные ошибки.
- Перечень
документов не зависит от системы налогообложения, используемой организацией
или ИП.
- Если
подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за
выдачей их копий к компании-продавцу.
✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой?
Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто
совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП:
Кто использовал корпокарту
|
Сам ИП
|
Наемный сотрудник ИП
|
Авансовый отчет
|
- |
+ |
Подтверждающие первичные документы
|
+ |
+ |
📌
Примечание: факт
совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными
или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы
налогообложения.
|
3. Бухгалтерский учет: как отразить расходы.
- Отражение расходов по корпоративной карте
зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
- Важно своевременно оформлять и хранить первичные
документы.
- Контролируйте соответствие расходов целям
компании, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
✓ Кто обязан отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете?
📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:
- Компания на общей системе налогообложения.
- Компания на УСН с ведением учета.
📌 Если УСН без учета:
- Достаточно оформлять
и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки,
договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).
✓ Примеры бухгалтерских проводок
Представительские расходы включаются в состав управленческих расходов и
отражаются на счетах:
- 26 - в организациях, осуществляющих промышленную
и иную производственную деятельность;
- 44 - в организациях, осуществляющих торговую,
торгово-производственную деятельность.
Содержание операции
| Дебет
| Кредит |
Оплата представительских расходов корпокартой
| 71 | 51-2 |
Отражение представительских расходов (авансовый
отчет)
| 26 (44) | 71 |
Отражение входного НДС (при наличии в чеке и
ЭСЧФ)
| 18<1>
| 71 |
<¹> для организаций на общей
системе налогообложения.
✓ Особенности работы с НДС
При использовании корпкарты для
оплаты данного вида расходов организация может принять НДС к вычету при оплате
товаров, работ, услуг в общем порядке, как при оплате расходов посредством
проведения безналичных платежей.
Тем не менее, для того, чтобы
принять к вычету НДС при оплате расходов по розничным ценам (тарифам), где
соответствующая сумма НДС включается в эти цены (тарифы), необходимо попросить
продавца товара/услуги указать в платежных документах ставку НДС, по которой
облагается данный товар, и сумму НДС.
Таким образом, организация может
принять НДС к вычету при использовании корпоративной карты, на основании
платежных документов, в которых указана конкретная ставка и сумма НДС.
✓ Что нужно
знать для обоснования расходов?
🟢Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными (например, оплата услуг
переводчика по корпокарте без чека), это может привести к доначислению налогов.
Чтобы избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.
🟡Памятка «Что
поможет обосновать расходы».
Мера
| Описание
|
Полный комплект подтверждающих документов
| Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
|
Обоснование расходов
| Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
|
Внутренние регламенты
| Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
|
Контроль и согласование
| Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
|
Своевременная отчетность
| Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
|
Обучение сотрудников
| Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.
|
✓ Основные ошибки при использовании
корпоративной карты Чтобы избежать
неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают
пользователи.
🟡Краткий
чек-лист с решениями:
Ошибка
| Как избежать?
|
1. Оплата личных расходов (мойка личного авто).
| Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
|
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).
| Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
|
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.
| Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
|
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.
| Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
|
5. Превышение лимитов без согласования.
| Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
|
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники).
| Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
|
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате).
| Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат.
|
Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.