Оплата топлива на заправке по корпоративной карте VISA

20.02.2026

1. С чего начать: подготовка. ⚫ВАЖНО: Расходы на топливо должны быть обоснованы и производиться исключительно для служебных нужд.

📌 Пример: для обеспечения мобильности сотрудников при выполнении рабочих задач и служебных поездок.

✓ Что нужно сделать перед первой оплатой?

Шаг	Действие
1	Согласовать использование корпокарты на оплату топлива с руководителем компании/ИП.
2	Внести правила в учетную политику компании: Для каких целей и нужд в компании разрешается использовать корпоративную карту. Какие категории сотрудников имеют право совершать покупку ТМЦ оплачивать корпоративной картой. Образец основных положений для учетной политики.pdf (нажмите для скачивания).
3	Утвердить приказом: список сотрудников; цели использования корпоративной карты; лимиты по корпоративной карте 📌 Примечание: Если приказ отсутствует, допускается оформлять решение руководителя на каждую отдельную оплату, например, в виде визы на заявлении или служебной записке сотрудника с обоснованием необходимости. Образец приказа (нажмите для скачивания).
4	Создать журнал учета корпоративных карт. 📌 Примечание: Важно вести журнал при передаче неименной карты.
5	Ознакомить и обучить сотрудников с правилами и процедурами по использованию корпокарт. 📌 Примечание: Использовать корпоративную карту может только сотрудник — держатель карты, который получает доступ к банковскому счету организации.
6	Обеспечить своевременную подачу подтверждающих документов по операциям с корпокартой.
Более подробную информацию и образцы иных документов можно найти в 1 разделе гайда «С чего начать?».

SUMMARY для ИП:

Если ИП планирует самостоятельно использовать корпокарту в своей деятельности, то достаточно принять решения и утвердить порядок её использования в виде приказа. Дополнительные внутренние документы и системы контроля не требуются.
Если корпокартой будут пользоваться наемные сотрудники у ИП, то рекомендуется предусмотреть все вышеперечисленные действия (за исключением составления учетной политики).

🟢Обратите внимание!
Время и место заправки:
На чеках АЗС указывается время и место заправки, поэтому рекомендуем:

заправку автомобиля осуществлять в рабочее время сотрудника. Т.к. заправка в выходные дни или вне рабочего времени требует специального оформления, например, начисления двойной заработной платы или предоставления другого дня отдыха.
На АЗС территориально расположенных в месте ведения бизнеса. Например, если организация расположена в Минске, а топливо было приобретено в Бресте, необходимо обосновать командировку сотрудника или служебную необходимость.

⚫ВАЖНО: Запрещена заправка личных автомобилей за счет компании, кроме случаев, когда у сотрудника заключен с компанией договор аренды или договор использования автомобиля в служебных целях.
2. Как заправляться и отчитываться? ✓ Сроки Сотрудник - держатель корпоративной карты, совершивший оплату, должен не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения услуги (исключая день приобретения):

представить авансовый отчет об израсходованных суммах;
приложить к отчету документы, подтверждающие совершенные с использованием корпокарты операции;

📌 Компания/ИП могут самостоятельно определить иные сроки предоставления документов. Рекомендуем закрепить иные сроки в графике документооборота.

✓ Авансовый отчет Форма авансового отчета законодательно не установлена. Организации следует разработать её самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам4, и включить в качестве приложения в учетную политику.

📋За основу можно взять авансовый отчет типовой формы N 286 (образец).
Образец авансового отчета для компании на ОСН с выделением НДС (нажмите для скачивания).

Образец авансового отчета для компании на УСН с ведением учета (нажмите для скачивания).

Образец авансового отчета для компании на УСН без ведения учета и ИП (нажмите для скачивания).

🟢 Подсказка: Если оплата с корпоративной карты производилась несколько раз в течение дня или месяца, можно сформировать один авансовый отчет с приложением всех чеков и квитанций, но учитывать срок - не позднее 15 рабочих дней со дня первой оплаты (исключая день оплаты).

Оформление и подписи:
На практике авансовые отчеты оформляет бухгалтерия на основании полученных подтверждающих документов. Затем отчет подписывает руководитель организации, бухгалтер и сотрудник, который совершил оплату.

✓ Какие документы нужны? Платежный документ (карт-чек)

Должен содержать:
- наименование продавца (исполнителя),
- учетный номер плательщика (УНП) продавца (исполнителя),
- сквозной порядковый номер платежного документа,
- дату и время операции,
- наименование, количество (если ≠ 1) и сумму товара/услуги, а также общую стоимость.
🟡 На практике не всегда карт-чеки содержат обязательные реквизиты. В таком случает важно у продавца запросит товарный/кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату ТЦМ/ услуги корпоративной картой, который будет содержать все обязательные реквизиты, а также подпись лица с указанием должности, фамилии и инициалов, осуществившим отпуск товаров (работ, услуг).
Платежный документ (карт-чек) может быть бумажным или в электронном виде (например, при использовании корпоративных карт для расчетов через платежные терминалы, в банкоматах, инфокиосках, с применением интернет-банкинга, мобильного банкинга и иных программно-технически средств).

📌 Примечание: Оригиналы чеков (например, чеки на термобумаге) могут со временем выцветать. Для сохранности данных и возможности проверки в будущем обязательно прикладывайте копии чеков, заверенные руководителем/ИП или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

Рекомендации по работе с документами:

Передавайте документы в бухгалтерию как можно быстрее, чтобы при необходимости успеть исправить возможные ошибки.
Перечень документов не зависит от системы налогообложения, используемой организацией или ИП.
Если подтверждающие документы утеряны или повреждены, то нужно обратиться за выдачей их копий к компании-продавцу.

✓ Как отчитаться ИП по операциям с корпокартой? Порядок отчета по корпокарте у ИП зависит от того, кто совершал операции: сам ИП или наемный сотрудник ИП.

Кто использовал корпокарту	Сам ИП	Наемный сотрудник ИП
Авансовый отчет	-	+
Подтверждающие первичные документы	+	+
📌 Примечание: факт совершения хозяйственной операции ИП должен подтверждать первичными учетными или иными подтверждающими документами независимо от вида применяемой системы налогообложения.

3. Бухгалтерский учет: как отразить расходы.

Отражение расходов по корпоративной карте зависит от системы налогообложения и обоснованности расходов.
Важно своевременно оформлять и хранить первичные документы.
Контролируйте соответствие расходов целям компании, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов

✓ Кто обязан отражать расходы по корпоративной карте в бухгалтерском учете? 📌 Обязателен бухгалтерский учет, если:

Компания на общей системе налогообложения.
Компания на УСН с ведением учета.

📌 Если УСН без учета:

Достаточно оформлять и хранить первичные документы – кассовые/товарные чеки, карт-чеки, договоры, акты оказанных услуг и авансовые отчеты (без проводок).

✓ Примеры бухгалтерских проводок
1. Обоснованные расходы, связанные с деятельностью компании
Приобретение топлива по корпокарте при заправке автомобиля отражается в учете следующим образом.

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражена оплата сотрудником топлива на АЗС	71	51-2
Принято к учету топливо по стоимости без НДС (авансовый отчет)	10-3	71
Отражена сумма входного НДС (при отражении его в чеке и запросе на выставлении ЭСЧФ)	18^<1>	71

^<1> - у организаций, которые применяют общую систему налогообложения.

2. Расходы не обоснованы, но разрешены руководителем.
Отражаются по счету 90.10 «Прочие расходы по текущей деятельности» и не учитываются при расчете налогооблагаемой базы налога на прибыль.

Содержание операции	Дебет	Кредит
Оплата корпоративной картой	71	51-2
Отражение расходов в учете организации (авансовый отчет)	90.10	71
Отражение входного НДС (при наличии в чеке и ЭСЧФ)	18^<2>	71

^<2>— для организаций на общей системе налогообложения.

✓ Особенности работы с НДС Отраженный в бухучете "входной" НДС по топливу подлежит вычету. Основанием для вычета в данном случае служат два документа, оба из которых должны быть в наличии:

чек продажи (платежный документ кассового оборудования), содержащий сведения о сумме и ставке НДС, которые:
- указаны в качестве реквизита чека продажи;
- выделены продавцом по требованию покупателя. В данной ситуации сведения о сумме и ставке НДС должны быть заверены штампом (печатью) продавца и подписью руководителя или главного бухгалтера организации-продавца (лица, им уполномоченного).
🟡Обратите внимание! Сумма и ставка НДС должны быть выделены именно на чеке продажи.
ЭСЧФ, полученный от продавца и подписанный ЭЦП организации. Чтобы получить от продавца ЭСЧФ по приобретенному сотрудником на АЗС топливу, организации следует заявить продавцу требование о выставлении ЭСЧФ. Указанное требование можно заявить, если с даты продажи топлива не истекло 30 календарных дней.
ЭСЧФ АЗС выставляет не позднее 10-го числа месяца, следующего за месяцем получения требования. Когда требование заявлено с нарушением срока, продавец не обязан выставлять организации ЭСЧФ.
Возможна ситуация, когда подотчетные лица организации в течение одного календарного месяца несколько раз приобретают топливо (за наличный расчет или с использованием банковской карточки) у одного и того же продавца. Продавец, выделивший в чеках продажи НДС и получивший требование о выставлении ЭСЧФ, может создать один итоговый ЭСЧФ по всем таким покупкам.
Требование оформляется в произвольной форме и согласованном сторонами порядке. Для создания ЭСЧФ организация должна представить продавцу свои реквизиты: УНП и наименование.
🟢Подсказка: На многих интернет-сайтах АЗС существует возможность запросить ЭСЧФ в личном кабинете, путем заполнения установленного ими бланка в электронном виде. Выделенный продавцом НДС при постановке на учет топлива можно отнести на стоимость этого топлива без отражения на счетах учета НДС. В таком случае дожидаться от продавца ЭСЧФ не нужно.

✓ Что нужно знать для обоснования расходов? 🟢 Обратите внимание!
Если траты выглядят необоснованными (например, заправились без чека), это может привести к доначислению налогов. Чтобы избежать таких ситуаций, воспользуйтесь памяткой.

Памятка «Что поможет обосновать расходы».

Мера	Описание
Полный комплект подтверждающих документов	Сохраняйте все чеки, авансовые отчеты и др. документы.
Обоснование расходов	Добавляйте служебные записки, планы работ или договоры.
Внутренние регламенты	Учетная политика, приказы, внутренние ЛПА.
Контроль и согласование	Подписи руководителя, бухгалтерские визы.
Своевременная отчетность	Документы подаются вовремя, без задержек, в полном объеме.
Обучение сотрудников	Знание и соблюдение сотрудниками правил использования карты.

✓ Основные ошибки при использовании корпоративной карты Чтобы избежать неприятных ситуаций, важно заранее понимать, какие ошибки чаще всего совершают пользователи.
Краткий чек-лист с решениями:

Ошибка	Как избежать?
1. Оплата личных расходов (заправка личных автомобилей за счет компании).	Используйте карту только для бизнес-целей. Личные траты запрещены и могут повлечь возврат средств или дисциплинарные меры.
2. Утеря чеков или неполные документы (отсутствие реквизитов).	Всегда сохраняйте чеки и другие подтверждающие документы (кассовые, товарные, накладные). Проверьте, чтобы в них были указаны: дата, сумма, наименование товара/услуги, реквизиты продавца.
3. Расхождения по сумме в чеке с суммой списания по корпокарте.	Сверяйте сумму в чеке с суммой списания. Если есть расхождения – сразу уточняйте у продавца и фиксируйте исправление в документах.
4. Отсутствие отчетности или задержка с документами.	Сдавайте авансовые отчеты со всеми документами в бухгалтерию в установленный срок.
5. Превышение лимитов без согласования.	Устанавливайте индивидуальные лимиты по каждой корпокарте.
6. Передача корпокарты третьим лицам (друзья, родственники)	Карта выдается только сотруднику компании. Передавать ее другим - это нарушение.
7. Смешение личных и корпоративных карт (путаница при оплате)	Храните бизнес-карту отдельно, чтобы избежать случайных трат.

Материал для гайда по запросу Visa International Service Association подготовлен специалистами ООО «Арлепта». Контакты: +375 (29) 101-71-71; info@arleptabel.by.

Связанные статьи

Гайд по использованию корпоративной карты Visa

Статьи в этом разделе

Гайд по использованию корпоративной карты Visa Оплата за запчасти, ТО, мойку автомобиля по корпоративной карте VISA Оплата за разработку/поддержку сайтов, облачное хранение, покупка серверов по корпокарте VISA Оплата командировочных расходов по корпоративной карте VISA Оплата корпокартой VISA образовательных услуг (обучение, курсы и др.)